보드와 카드를 사용하여 물건을 정리할 가치가 있습니다.
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멀티태스킹은 아마도 세상에서 가장 과대평가된 기술 중 하나일 것입니다. 현대 생활. 그것은 주의력을 유지하는 데 도움이 되는 포도당의 뇌를 박탈하여 작업 간에 전환하기 어렵게 만듭니다. 그리고 일반적으로 멀티태스킹은 환상일 뿐입니다. 오하이오 대학의 연구에 따르면 인구의 3%만이 "수퍼태스커"입니다. 나머지는 척하는 것뿐입니다.
수년에 걸쳐 모든 작업을 영혼 없는 조립 라인으로 전환할 수 있는 끝없는 할 일 목록에서 사람들을 구하기 위해 여러 시스템이 개발되었습니다. 그러한 시스템 중 하나는 1940년대 후반에 Toyota가 사용한 일본 제조 개념의 이름을 딴 "개인 칸반"입니다.
업계에서 칸반(일본어로 "간판" 또는 "광고판"을 의미함)은 공장에서 각 제품과 함께 이동하는 레이블을 기반으로 합니다. 특정 수의 레이블만 한 번에 한 줄에 있을 수 있으며 각 레이블은 자동차의 특정 부분에 해당합니다.
전직 시애틀 도시 계획가이자 Personal Kanban의 저자인 James Benson은 산업용 칸반이 과잉 생산을 피하는 Toyota의 방법이라고 말합니다. 그는 "머리에 너무 많은 것이 있다"는 느낌이 멀티태스킹의 주요 단점이기 때문에 감정적 비용을 줄이기 위해 이 시스템을 채택했습니다.
개인 칸반은 작업을 시각화하고 "진행 중인 작업"의 총 수를 제한하는 두 가지 원칙을 기반으로 합니다. 시스템 사용은 매우 간단합니다. 자석, 스티커 용지 또는 버튼을 사용할 수 있는 보드를 찾고 그 위에 "작업", "진행 중" 및 "완료"라는 세 개의 열을 그립니다.
별도의 카드에 각 작업을 작성합니다. 색상이나 기호를 사용하여 긴급성 또는 유형(예: 개인 또는 비즈니스)별로 정렬할 수 있습니다. 작업 열의 모든 카드를 고정합니다.
이 열에서 중간 열인 "진행 중"으로 이동할 수 있는 작업을 3개 이하로 선택하십시오. 선택한 기간에 집중해야 할 사항입니다. 작업이 완료되면 완료 열로 이동하고 새 작업진행 중 열로 이동합니다.
작업 열을 사용하면 할 일 목록의 모든 항목을 보고 수행할 수 있는지 여부를 평가할 수 있습니다. 일부 작업을 위임하거나 다른 사람을 고용하거나 임시 지원을 마련해야 할 수도 있습니다. 즉, "작업"열이 충족되지 않은 욕망의 영역으로 바뀌지 않도록 무언가를하십시오.
Benson에 따르면 중간 열은 "지금"이며 3개 이상의 레이블을 포함해서는 안 됩니다. 현재 작업을 하나로 줄일 수 있지만 저자에 따르면 전체 프로세스를 약화시킬 수 있습니다. 우리 대부분은 현재 적어도 두 가지 경쟁 활동을 가지고 있는 반면 세 번째 작업은 더 수동적일 수 있습니다. 진행 중 열에 3개 이상의 항목을 밀어 넣으면 두뇌에 부담이 가해지고 속도가 느려집니다.
프로젝트를 시작하고 끝내지 않으면 사람들이 완료된 작업보다 완료되지 않은 작업을 더 잘 기억한다는 것을 1920년대에 발견한 정신과 의사 Bluma Zeigarnik의 이름을 딴 소위 Zeigarnik 효과의 위험이 있습니다.
"완료" 열 뒤에 있는 아이디어는 설명이 필요하지 않습니다. 연구에 따르면 사람은 "완료"라는 단어를 말하는 것만으로도 도파민이 방출됩니다. 이 칼럼은 생명이 없는 상태로 남아 있을 필요는 없습니다. Benson의 이론에서는 상당히 중요한 부분을 차지합니다. 일부 분류를 적용하려고 하면 "완료" 열이 유용한 작업 기록으로 바뀔 수 있습니다.
Benson과 Personal Kanban의 공동 저자인 Tonyanne Demaria Barry는 사람이 가장 좋아하는 작업, 가장 좋아하지 않는 작업, 급하게 완료한 작업, 자신이 통제할 수 없다고 느끼는 작업 등의 순위를 매기는 행렬을 만들었습니다. 저자는 잠시 후 몇 가지 보편적 범주를 갖게 될 것이라고 약속합니다. 항상 막히는 부분과 가장 자주 성공하는 부분 및 이유가 분명해질 것입니다.
이 접근 방식은 삶에서 더 큰 자각을 달성하는 데 도움이 됩니다. 적어도 몇 가지 패턴이 보이기 시작할 때까지 이 접근 방식을 고수한다면 말입니다.
Benson은 “모든 일이 긴급 상황이라는 것을 알게 되면 인생을 재평가해야 할 때임을 나타냅니다.”라고 말합니다. 그런 제도로 전환한 뒤 이직을 하고 이혼 소송을 낸 한 여성에게서 그런 말을 들은 적이 있다.
Benson은 약 10년 전에 소프트웨어 개발자를 위한 "개인 칸반"을 처음 고안했습니다. 그러나 IT 전문가들은 그들에게 관심이 없었습니다. 그는 이후에 학교, 의료 기관, 정부 및 일부 산업에서 사용되는 방법을 계속 개발했으며 이전 동료는 보다 집중적인 교육 프로그램인 LeanKanban University를 시작했습니다.
Pivotal Tracker 및 Trello를 포함하여 몇 가지 인기 있는 애플리케이션은 칸반 시스템을 기반으로 합니다. 그러나 Benson은 실제 보드를 선호합니다. 그는 사람들이 메모를 할 때 더 많은 정보를 처리한다는 것을 보여준 연구를 회상합니다.
"우리는 너무 압도되어 우리가 누구인지, 무엇을 할 수 있는지, 무엇이 우리를 우리로 만드는지 보지 못합니다."라고 Benson은 말합니다. "우리는 우리가 단지 공간을 채우는 무언가라고 믿기 시작합니다." 실제로 최고의 시간 관리 시스템은 인생을 바꾸는 것이 아니라 사람을 사람답게 만드는 것입니다.
생산적인 작업의 기본 원칙 중 하나는 중요한 순서대로 정렬된 작업 목록을 지속적으로 유지하는 것입니다. 따라서 반나절 동안 "다음에해야 할 일"이라는 생각에 몰두할 기회를 박탈당했습니다.
이 원칙을 구현하기 위해 많은 시스템이 고안되었습니다. 그들 중 일부는 매우 복잡하고 다른 일부는 매우 간단합니다. 누구나 스스로 시스템을 선택합니다. 그리고 오늘 나는 그들 중 하나에 대해 이야기 할 것입니다. Kanban 또는 정확히 말하면 개인 Kanban이라고 합니다.
개인칸반이란
개인 칸반은 매우 단식생산성 및 할 일 목록 관리. 두 가지 규칙을 기반으로 하며 시각적인 용도로 사용됩니다. 귀하의 모든 업무는 우선 순위와 완료 정도에 따라 동일한 평면에 있습니다. Kanban의 장점은 높은 유연성이며 항상 자신의 작업 스타일과 작업에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다.
다른 많은 생산성 시스템과 마찬가지로 Kanban은 머릿속에서 작업을 "언로드"하여 현재 관련 있는 작업을 하나만(또는 여러 개) 남겨둘 수 있도록 도와줍니다. 이 시스템은 특정 작업의 우선 순위가 공급에 따라 달라지는 프로덕션에서 탄생했습니다.
개인 칸반은 Jim Benson과 Tonyan DeMaria Barry가 만들었습니다. 그들은 이 시스템을 개인의 생산성을 높이는 데 사용할 것을 제안했습니다. 2011년 그들의 책 Personal Kanban: Mapping Work | 인생 탐색. Kanban의 기본 원칙은 이전에 사용되었습니다. 그러나이 책의 저자는 모든 것을 간소화하고 엄청난 수의 작업을 수행하는 사람들에게 실제로 도움이되는 특정 방법론을 제공했습니다.
개인 Kanban의 두 가지 주요 규칙은 다음과 같습니다.
- 작업 시각화. 우리는 주어진 시간에 작업의 범위와 성격을 볼 수 있어야 합니다. 다음 단계에서 해야 할 일을 확인하고 일의 중요성과 완성도에 대한 명확한 힌트를 얻으십시오. 또한 전체 시스템에서 작업의 위치를 빠르고 편리하게 변경할 수 있어야 합니다.
- 현재 실행 중인 작업 수 제한. 즉, 각 시간 단위에서 작업하는 항목의 수는 최소화되어야 합니다. 첫째, 현재 작업 범위를 시각적으로 표시하는 것이 더 쉬워서 구현 진행 상황을 보다 효과적으로 제어할 수 있습니다. 둘째, 멀티태스킹 모드로 전환하여 번아웃될 가능성을 줄입니다. 업무량을 관리하는 방법을 배우면 경력을 손상시키지 않고 거절하는 방법을 배울 수 있습니다.
실제로 개인 Kanban을 구현하기 위한 다양한 옵션이 있습니다. 복잡한 응용 프로그램과 웹 도구, 스티커 또는 메모장을 사용할 수 있습니다. 이에 대한 공식 권장 사항은 없습니다(물론 Benson과 DeMaria Barry의 책에서 기술을 정확히 복사하기 시작하지 않는 한).
개인 Kanban으로 효율적으로 시작하기
여기에는 복잡한 것이 없습니다. 우리에게 필요한 것은 할 일 목록이 배치될 영역(실제 또는 가상)입니다. 그러나 일들은 일정한 원칙에 따라 정리되어야 한다. 가장 간단한 경우 영역은 세 개의 열로 나뉩니다.
- 연기 및 계획
- 실행 가능;
- 완전한.
"달리기"에는 현재 작업 중이거나 가까운 장래에 할 계획인 경우가 있습니다. 이상적으로는 케이스가 중요할수록 열에서 더 높아야 합니다. 따라서 지금 무엇을 해야 하는지 한눈에 알 수 있습니다.
연기됨/계획됨 열에는 현재 작업 중이 아니지만 계속 처리해야 하는 모든 사례가 포함됩니다.
"완료" 열은 선택 사항으로 보일 수 있습니다. 그러나 그것은 얼마나 많은 일을 했는지 보여줌으로써(또는 하루 종일 중요한 일이 하나도 이루어지지 않았다는 것을 암시함으로써) 우리에게 동기를 부여합니다.
아마도 그게 다일 것입니다. 지금 바로 개인 Kanban을 워크플로에 구현할 수 있습니다.
마커용 화이트보드는 우리에게 딱 맞습니다. 보드를 세 개의 열로 나누고 작업을 분산시키겠습니다. 작업이 한 열에서 다른 열로 이동하면 해당 열을 지우고 새 위치에 다시 씁니다.
그러나 사례를 기록할 때는 종이 스티커를 사용하는 것이 더 편리합니다(작업당 하나의 스티커). 이렇게 하면 가로 및 세로로 쉽게 이동할 수 있습니다. 다른 색상의 스티커를 사용하여 우선 순위를 설정할 수 있습니다. 예를 들어 녹색은 낮은 우선순위, 노란색은 중간, 빨간색은 높은 우선순위입니다.
이러한 보드를 보면 현재 수행해야 하는 작업과 "타오르는" 작업을 즉시 기억할 수 있습니다. 중간 열이 지워지거나 다른 사람의 반응을 기다리는 것이 남아 있으면 연기/계획 섹션에서 작업을 채울 수 있습니다.
동시에 작업하는 작업의 수를 제한하는 두 번째 원칙을 잊지 마십시오. 무시하지 마십시오. 중간 열을 비우지 않고 작업으로 채우면 걱정의 짐이 곧 당신을 짓밟을 것입니다.
Benson과 DeMaria Barry는 가능한 한 낮게 유지해야 한다고 주장합니다. 자신의 작업 특성에 따라 "실행 중" 열에서 동시에 작업 수에 대한 최대 제한을 설정합니다.
전체 Kanaban에서 작업 수를 제한하는 것도 가치가 있습니다. 새롭고 우선 순위가 낮은 작업은 받은 편지함 더미에서 기다리십시오. Kanban은 포함된 항목이 적을수록 더 효과적입니다.
개인 Kanban 구현을 위한 프로그램 및 온라인 서비스
직장에 작업 시각화 보드를 걸 기회가 없거나 한 곳에서 일하지 않는다면 모든 것이 손실되지 않습니다. Kanban의 다른 구현이 있으며 그 중에서 친숙한 이름을 찾을 수 있습니다. 다음은 도움이 될 몇 가지 응용 프로그램 및 온라인 서비스입니다.
- 트렐로: 작업을 정리하고 기록을 저장하기 위해 점차 인기를 얻고 있는 이 서비스는 원래 Kanban과 유사한 시스템에 구축되었습니다. 많은 사람들이 GTD에 사용하지만 개별 Kanban에서도 잘 작동합니다. 적절한 열이 있는 별도의 보드를 만들기만 하면 됩니다. Trello에서는 미리 알림과 색상 레이블이 있는 달력을 사용하여 Kanban의 효율성을 높일 수 있습니다.
- KanbanFlow: 이 애플리케이션은 Trello와 매우 유사하지만 Kanban에 대해 훨씬 더 "날카로워졌습니다". 추가 열 "오늘"(오늘)이 있습니다. 도움을 받아 현재 진행 중인 작업과 현재 작업 중인 작업을 분리합니다. 개인적으로 나는 이것이 불필요한 합병증이라고 생각합니다. KanbanFlow에서는 각 작업에 메모와 미리 알림을 추가하고 진행 중인 작업 수를 제한하며 다른 사람과 상호 작용할 수 있습니다. KanbanFlow에는 또한 작업에 집중할 수 있도록 도와주는 또 다른 도구인 Pomodoro 타이머가 있습니다. 이 사이트는 모바일 장치에 최적화되어 있으므로 작동하기 위해 추가 응용 프로그램을 설치할 필요가 없습니다.
- (Kanbanote 추가 기능 포함): Evernote 자체는 Kanban을 도입하는 데 그다지 좋은 도구가 아닙니다. 여기서 전체 작업 범위를 시각적으로 표시하는 것은 불가능합니다. 그러나 이것은 고칠 수 있습니다. Evernote의 목록을 더 시각적으로 만들어주는 Kanbanote를 사용해 봅시다. Deferred, In Progress, Completed의 세 열이 추가됩니다. 이동 중인 사람들이 시스템을 더 쉽게 사용할 수 있도록 하는 Android 앱도 있습니다.
물론 Kanban에 Evernote를 사용하도록 강요하는 사람은 없습니다. 하지만 적극적으로 활용하여 정보를 정리하면 변신은 이 서비스생산적인 작업 시스템에 들어가는 것은 상당히 정당합니다.
Kanban을 확립된 생산성 시스템에 통합
개인 Kanban은 매우 간단하고 유연합니다. 벽이나 화이트보드, 로컬 프로그램이나 인터넷 서비스, 노트북이나 종이에 구현할 수 있습니다. 그리고 이미 사용된 생산 작업 시스템에 적용할 수 있습니다.
Kanban의 강점은 다른 생산성 방법과 함께 사용할 수 있다는 것입니다. GTD, Pomodoro 또는 Eisenhower Matrix에 의존하는 경우 개인 Kanban을 여기에 통합할 수 있습니다.
원칙적으로 Kanban은 할 일 목록을 기반으로 하는 모든 시스템과 결합할 수 있습니다. 방법을 Kanban과 결합하여 이 하이브리드가 적합한지 확인할 수 있습니다. 동시에 좋아하는 도구를 포기하고 작업에서 무언가를 다시 만들 필요가 없습니다.
할 일 목록을 살펴보세요. 그들 안에서 당신은 확실히 지금 수행되고 있는 일들, 완료되고 계획된 일들을 발견할 것입니다. 세 개의 열로 배열하는 것만 남아 있습니다. 여기에서는 모든 것이 매우 간단하지만 이 방법은 효과가 있습니다!
개인 및 업무에는 한 가지 불쾌한 속성이 있습니다. 축적됩니다. 이것은 다른 결과를 초래합니다. 예를 들어 하나의 케이스가 갑자기 두 개 더 중단될 수 있습니다. 무엇을 해야 합니까? 첫 번째를 미루고 가져가시겠습니까? 그렇다면 이 경우 돌아가서 첫 번째 작업을 완료하는 방법은 무엇입니까?
끝나지 않은 일은 쌓여 우리의 삶을 혼란에 빠뜨립니다. 모든 작업을 일관되게 완료하는 것은 매우 어렵습니다. 우리는 모든 나사를 고정하고 두뇌를 풀어줄 간단하고 효과적인 시스템이 필요합니다. 이를 위해 유용할 수 있습니다.
Kanban은 생산 및 공급을 조직화하는 시스템으로 "적시"라는 원칙을 구현할 수 있습니다. 개인 칸반은 업무를 효율적으로 제 시간에 완료할 수 있도록 업무를 정리하는 시스템입니다. 최고의 개인 칸반은 시각적입니다. 도움을 받으면 작업을 쉽고 효과적으로 처리할 수 있습니다.
시스템과 매우 유사합니다. 다양한 완료 단계의 할 일 항목 컨테이너(또는 열)로 구성됩니다. 색상이나 다른 선을 사용하여 다른 유형의 동작을 분류할 수 있습니다. 따라서 해당 컨텍스트에서 작업을 볼 수 있습니다.
개인 칸반에는 두 가지 원칙이 있습니다.
- 작업을 시각화합니다.
- 진행중인 작업을 제한하십시오.
어떻게 할 수 있습니까? 시각화를 위해 모든 작업을 에 기록하십시오. 그런 다음 보드에 생성된 워크플로 다이어그램 주위로 이동할 수 있습니다. 다양한 색상의 스티커를 사용하여 다양한 활동 그룹을 시각적으로 나타낼 수도 있습니다.
가장 단순한 칸반은 세 개의 열로 구성됩니다.
- 할 일 목록(To Do)
- 진행중인 것(Doing)
- 완료
고급 옵션에는 더 많은 열이 포함됩니다. 이를 사용하는 사람들은 대규모 프로젝트를 효율적으로 처리하는 데 도움이 되는 특수 기능을 추가합니다. 먼저 간단한 칸반을 마스터한 다음 더 복잡한 칸반으로 넘어가는 것이 좋습니다.
확장된 개인 칸반은 최대 9개의 열을 포함할 수 있습니다.
목표
이 칼럼은 당신이 당신 앞에서 똑바로 유지하는 데 도움이 될 것입니다. 동시에 그들은 시각적이고 물리적으로 만질 수 있습니다. 기록되지 않은 것은 존재하지 않습니다. 이 규칙은 목표에 가장 적합합니다.
프로젝트
이 칼럼은 여러분이 와야 하거나 잊지 말아야 할 프로젝트를 위한 것입니다. 눈에 잘 띄면 더 빨리 접근할 수 있습니다. 프로젝트를 시작할 준비가 되면 "슬라이더 사용", 즉 시간상으로 이동할 수 있습니다.
예약 케이스
이것들은 인생의 어느 시점에서 중요해질 수 있는 것들입니다. 시간별로 분류하여 여유 시간이 있을 때 공연할 수 있습니다.
교육/개선
학습 및 삶의 개선과 관련된 모든 것이 여기에 있습니다. 여기에서 이 영역의 아이디어를 절대적으로 적을 수 있습니다. 여유 시간이 있을 때 다시 찾아볼 수 있도록 책과 코스의 제목을 입력할 수 있습니다.
완료/보류 중/이번 주
이 열은 이번 주에 주의가 필요한 경우를 위한 것입니다. 그들은 당신의 마음에 있어야합니다. 이러한 항목이 작업하기에 무르익으면 백업 케이스 열에서 바로 여기로 이동하십시오.
개인 칸반의 두 번째 규칙을 기억하고 작업을 제한하십시오. 이 열의 요소 수가 5-6 단위를 초과하지 않도록 노력하십시오. 더 많은 경우가 도덕적으로 압도적일 수 있습니다.
오늘/행동
이러한 항목은 즉각적인 주의가 필요합니다. 그의 일일 계획"완료" 열(5)을 보고 여기로 이동할 수 있는 열을 선택합니다. 그러나 과부하를 일으키지 마십시오. 목록을 3개로 제한합니다. 이렇게 하면 많은 작업에 방해받지 않고 집중할 수 있습니다.
진행 중
현재 작업 중인 항목의 경우. 목표는 가능한 한 빨리 9열("완료")로 보내는 것입니다.
기대
이 열은 다른 위치로 이동하기 전에 다른 사람(상사, 클라이언트)의 조치가 필요한 항목에 대한 것입니다. 또는 이것들은 돈이나 일정 시간이 필요한 것들입니다.
만들어진
완료된 작업에 대한 열입니다. 이 칼럼으로 이동하면서 흥분의 쇄도를 즐기십시오. 이러한 케이스는 삭제할 필요가 없으며 저장하십시오. 언젠가는 이 정보가 도움이 될 것입니다. 예를 들어, 가장 자주 하거나 전혀 하지 않는 삶의 영역을 찾으십시오.
하루 동안 계획되지 않은 일이 무엇인지 분석할 수도 있습니다.
- 그들은 어디에서 왔니?
- 하루에 몇 시간이나 걸립니까?
- 그들은 어느 지역 출신입니까?
이미 언급했듯이 원하는 대로 개인 칸반을 사용자 정의할 수 있습니다. 하지만 템플릿을 사용하여 시작할 수 있습니다. 이동하면서 변경 사항이 적용됩니다.
행운을 빕니다!
최근에 저는 아일랜드 최고의 개인 생산성 전문가이자 Creating Personal Flow라는 훌륭한 블로그의 저자인 Rafal Morison을 인터뷰하는 특권을 가졌습니다. 나는 그것을 많이 즐겼고, Rafal의 질문은 매우 사려 깊고 GTD의 철학을 따르는 사람의 관점과 다른 사람들에게 이 시스템을 가르치는 전문가의 관점에서 답에 대해 생각하게 만들었습니다. 아래는 Rafal의 블로그에 게시된 인터뷰 내용입니다. "GTD와 Kanban"
오늘 저는 Pascal Venier와의 인터뷰를 여러분의 관심을 끌게 된 것을 기쁘게 생각합니다. David Allen의 Getthing Things Done과 Kanban이라는 두 가지 방법을 결합하는 방법에 대해 논의했습니다.
개인적으로 인터뷰를 하고 질문을 준비하는 것이 즐거웠습니다. 앞으로도 이런 논의가 많아지기를 바랍니다.
자, 시작할까요?
괜찮으시다면 간단한 자기소개 부탁드립니다.
저는 캐나다 주요 지방인 Ottawa-Gatineau에 거주하는 개인 생산성 코치이자 강사입니다. 저는 프랑스인이며 영국에서 20년 넘게 대학 교수로 재직했습니다. 저는 리버풀, 맨체스터, 샐퍼드 대학에서 일할 기회가 있었습니다. 지난 15년 동안 저는 개인 생산성이라는 주제에 진지한 관심을 가져왔습니다. 작년에 저는 제 장기적인 야망을 깨닫고 코칭과 개인 생산성 교육을 제공하는 저만의 실습을 열었습니다. 제가 캐나다에 살고 있다는 사실이 전 세계에서 원하는 사람들에게 서비스를 제공하는 것을 방해하지 않습니다. 저는 영국과 프랑스를 자주 방문하며 Skype를 통해 원격으로 코칭도 수행합니다. 저는 현재 Jim Benson과 Tonienne DeMaria Barry의 Personal Kanban: Mapping Work의 프랑스어 번역을 마무리하고 있습니다. 인생 탐색".
GTD 및/또는 기타 생산성 기법을 연습한 지 얼마나 되었습니까?
저는 거의 9년 동안 GTD를 해왔습니다. 나는 2004년 여름에 이 책을 발견했다. 그것은 발견이라고 해도 과언이 아닙니다. 과거에 시도했던 다른 시간 관리 기술과 달리 이 방법은 작업 프로세스를 제어(또는 제어)하고 계획을 세우는 데 도움이 될 뿐만 아니라 추가 조치. 가장 중요한 것은, 그는 내가 매우 유연하고 어떤 변화에도 신속하게 적응할 수 있도록 해주었다는 것입니다.
어떤 방법을 가장 많이 사용하시나요?
현재 저는 Get Things Done과 개인 칸반을 결합하고 있습니다. 거기에는 모든 것이 명확하며 두 방법 모두 특정 범주의 작업 "이동"에 의해 안내됩니다. 저는 Kanban을 제 GTD 시스템의 프런트 엔드라고 부릅니다. GTD의 작업 흐름 관리 시스템은 모든 것을 제어할 수 있도록 도와줍니다. 6단계 작업 검토 모델을 사용하면 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 이해할 수 있으며 이는 항상 보이는 것처럼 간단하지 않습니다. 음, 칸반은 일을 끝내는 데 도움이 될 뿐만 아니라 밀과 왕겨를 분리하는 방법도 가르쳐줍니다.
칸반 시스템에 끌린 이유는 무엇입니까?
우선, 극도의 단순성입니다. 여기에는 작업을 시각화하고 현재 작업을 제한하는 두 가지 규칙만 있습니다. 나는 매우 시각적인 사람이고 항상 마인드 맵을 사용하기 때문에 작업이 접착식 컬러 시트의 형태로 시각적으로 표시되는 방식에 끌립니다. 동시에 작업하는 작업의 수를 제한해야 하는 필요성도 마음에 듭니다. 모든 작업을 논리적 결론에 도달하는 데 많은 도움이 됩니다. Kanban은 동료 또는 자신과 대화하는 동안 신뢰할 수 있는 시간 구성 요소를 제공합니다.
Kanban은 생산성을 어떻게 향상시켰습니까?
그것은 당신이 하고 싶은 일에 대해 더 선택하도록 강요하고 올바른 우선 순위를 설정하도록 가르칩니다. 그 덕분에 모든 작업을 하나의 긴 목록에 간단히 작성하는 경우처럼 대량의 사례에 압도당하는 느낌이 들지 않습니다. 여전히 매우 중요한 재산 Kanban은 이미 완료한 작업의 양을 명확하게 볼 수 있는 기능입니다. 주간 검토/분석 중에 이 시간 동안 달성한 모든 것을 실제로 볼 수 있습니다. 심리학적 관점에서 이것은 매우 강력한 동기부여 요인이다.
칸반은 선택한 프로젝트/작업에 더 집중하고 더 효율적으로 작업하도록 가르쳤습니까?
예, Kanban은 올바른 일에 집중할 수 있는 능력을 확실히 향상시켰습니다. WIP(진행 중인 작업) 제약 조건은 이와 관련하여 많은 도움이 됩니다. WIP 제한이 있는 경우 다음 작업을 진행하기 전에 현재 작업을 완료해야 합니다. "마무리 시작, 시작 끝"이라는 말은 모든 칸반 사용자의 모토가 되어야 합니다. 물리적으로 처리할 수 없는 작업량을 처리할 수 없습니다. Jim Benson, Joanne Ho 및 Maritz van den Heuvel은 "Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement"에서 다음과 같이 썼습니다. 과로한 사람은 단순히 현재 작업에 필요한 주의를 기울일 수 없습니다.
방법론의 사용이 작업 흐름 전체에 어떤 영향을 미쳤습니까?
글쎄, 나는 작업이 훨씬 더 잘 진행되고 있다고 안전하게 말할 수 있습니다. 동시에 칸반 덕분에 이 운동에 효과적으로 참여할 수 있었습니다.
개인 칸반 도입 초기에 어려움은 없었나요?
나는 그렇게 말하지 않을 것입니다. 시스템은 매우 간단합니다.
저는 개인 칸반 도입 문제에 상당히 점진적으로 접근했습니다. 나는 여전히 훌륭한 노즈비를 포함하여 GTD 소프트웨어를 계속 사용했고, 방금 동일한 WIP 한도에 진입했습니다. 간단한 작업은 동시에 발생하는 작업의 수를 제한하는 것입니다. 결과가 있습니다. 초기 성공은 칸반 시스템이 의미하는 것처럼 다음 단계로 나아가 내 GTD 시스템에 시각화 요소를 추가하도록 동기를 부여했습니다. 이를 위해 Trello 앱을 사용했습니다.
처음에는 "진짜" 스티커 메모판을 사용할 생각조차 하지 않았지만 맨체스터에서 열린 WIP 소사이어티 회의에서 많은 동료 칸반 사용자들이 이 "저기술" 접근 방식(실제로 매우 놀랐습니다)에 대해 매우 긍정적으로 말했습니다. .그래서 직접 해보기로 했습니다. 아시다시피 이 접근 방식은 5세 이상에 효과가 있었습니다. 저는 보드와 접착식 카드로 작업할 때의 촉감을 좋아합니다.
칸반 시스템의 결함을 발견했습니까? 개선하고 싶은 요소가 있나요?
글쎄, 나는 당신이 항상 실험하고 당신에게 완벽한 조합을 찾아야한다고 말할 수 있습니다. Kanban은 Kaizen의 원칙, 즉 지속적인 개선. 칸반 시스템을 작업 흐름을 점진적으로 개선하기 위해 작은 실험을 할 수 있는 도구로 생각하십시오. 두 개의 보드가 동일하지 않은 것처럼 완벽하게 조정된 시스템은 없습니다. 활동이 변경되면 보드도 변경됩니다.
Kanban은 모든 작업에서 똑같이 잘 수행됩니까, 아니면 이 방법의 개념에 잘 맞지 않는 작업이 있습니까?
원칙적으로 개인의 생산성은 주로 다음과 같은 문제입니다. 상식. 내 경우 칸반은 훌륭하게 작동하지만 동일한 유형의 반복 작업이 많은 경우 매번 디지털 버전의 칸반에서 카드나 레코드를 만드는 절차를 반복하고 싶지 않을 것입니다.
이것은 이메일 이야기를 연상시킵니다. 물론 신중하고 신중하게 별도로 작업해야하는 매우 중요한 문자가 있습니다. 질문에 답할 때 동일한 원칙을 적용합니다. 이 프로젝트에 대한 카드를 만들 가치가 있습니까? 결국, 대부분의 이메일을 "대량"으로 처리하고 이메일에 할당된 시간에만 처리하는 것이 훨씬 더 편리합니다.
Kanban은 또한 비 유적으로 말하면 밀거나 당기는 작업을 명확하게 구분합니다. 의미하는 바는 당신에게 부과된 일이 있다는 것입니다. 제 생각에는 이러한 방식으로 작업을 분리하는 능력이 매우 중요합니다. 특히 이메일의 경우. 전자 메일은 "밀어 넣어야" 하는 강제 작업의 가장 좋은 예입니다. 현재 하고 있는 일의 유형을 염두에 두는 것이 중요합니다. 매우 자주 사람들은 기본적이고 큰 작업을 해결하는 대신 전자 메일 처리를 위해 거래합니다.
들어오는 항목을 처리할 때 특정 작업이 이동할 칸반 열을 결정하는 태그 시스템을 사용하는 것이 매우 유용합니다. 예를 들어 다음을 사용하는 것이 좋습니다. 다음 카테고리: 우선순위 3, 우선순위 2, 우선순위 1, 완료, 오늘, 진행 중(WIP 제한을 잊지 마세요). 이렇게 하면 우선순위를 정하는 데 도움이 되고, 결과적으로 중요한 결정을 내리는 부담이 가벼워질 것입니다. 효과적인 작업, "끌어내어"활동의 주요 목표를 달성하는 것이 중요합니다.
칸반 시스템을 기반으로 하는 특정 애플리케이션에 대한 선호 사항이 있습니까? 전자 형식과 종이 형식 중 어떤 형식이 사용하기 더 편리하다고 생각하십니까?
내가 가장 좋아하는 방법은 접착 종이와 일반 벽을 사용하는 것입니다. 똑똑한 소프트웨어 개발자가 가장 복잡한 프로젝트에 스티커를 사용하는 것을 꺼려하더라도 우리는 스티커를 더 많이 사용할 것입니다!
그러나 코치이자 강사로서 저는 최근 온라인 도구를 많이 실험하는 것을 포함하여 기존의 다양한 응용 프로그램을 모두 이해해야 합니다. 현재 제가 가장 좋아하는 것은 LeanKit입니다. 지금까지 4주 동안 사용하고 있습니다.
이동 중에도 칸반을 계속 사용하십니까? 그렇다면 이 문제를 어떻게 해결합니까?
네, 물론입니다. 저는 여행 중에도 칸반을 계속 사용합니다. 가장 좋은 방법- "종이". 저는 스티커를 특별한 폴더에 보관합니다. 프랑스에서는 "trieur-parapheur"라고 부릅니다. 
에 관하여 전자 버전, LeanKit은 다음 버전이 있으므로 보드에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 아이폰과 아이패드.
칸반을 사용하는 맥락에서 하루가 어떻게 진행되는지 설명할 수 있습니까?
틀림없이. 그래서 저는 보드를 검사하고 필요한 사항을 변경하는 것으로 아침을 시작합니다. 이는 여러 카드를 "진행 중" 열로 전송하는 것을 의미합니다. 나는 이사회의 상황을 신속하게 평가하고 필요한 경우 수정합니다. 다음으로 "진행 중" 열의 작업을 처리하고 먼저 수행합니다. 완료된 각 작업은 "완료" 열로 전송됩니다. 기본 원칙은 보드를 항상 눈앞에 두어 지속적으로 확인하거나 빠르게 변경할 수 있도록 하는 것입니다. 이렇게 하면 낮에 할 일을 계획하면 즉시 칠판에 올릴 수 있습니다.
보드를 몇시에 확인합니까? 일반적으로 보드를 만드는 데 얼마나 걸립니까?
첫 칸반 보드를 만드는 것은 매우 간단합니다. 최소 세트는 세 개의 열 중: 대기열(예: 할 일), 진행 중 및 완료. 따라서 작업 흐름을 더 잘 이해하는 데 도움이 되는 간단한 도구를 마음대로 사용할 수 있습니다. 다음으로 보드를 자신에게 맞게 조정하면됩니다.
Kanban은 턴키 솔루션을 제공하지 않지만 시행 착오를 통해 시간이 지남에 따라 요구 사항을 완전히 충족하는 방식으로 시스템을 구성할 수 있습니다. 또한 작업 흐름이 변경되면 새로운 환경에 맞게 칸반을 쉽게 재정렬할 수 있습니다.
실제로 보드 작업은 잠시 멈추지 않습니다. 사무실의 대시보드라고 생각하면 항상 변경됩니다. 숨을 고르고 현재 위치를 평가해야 할 때가 있습니다. 또한 Kanban은 진행 방법에 대해 정보에 입각한 결정을 내리는 데 필요한 모든 정보를 제공합니다.
일반적으로 하루의 시작과 끝에서 검토하는 것이 관례이며, 자신이 얼마나 발전했고 무엇을 달성했는지 이해하기 위해 일종의 "보고"를 수행할 수도 있습니다. 얼마나 자주 해야 하는지에 대한 엄격하고 빠른 지침은 없으며 GTD 시스템에서 권장하는 대로 매주 보고하면 됩니다. 특히 근무 조건이 변경되는 경우 자신의 재량에 따라 행동하십시오. 예어 Kanban 시스템 작업에서- "유연성".
보드에 동시에 몇 개의 작업/프로젝트를 배치하는 것이 좋습니까?
그것은 모두 당신의 활동에 달려 있습니다.
칸반의 사용에는 동시에 보드에 있을 수 있는 프로젝트 및 작업의 수와 같은 여러 가지 제한 사항이 있습니다. 오 예... 또한 병렬로 작업할 수 있는 프로젝트/작업의 수를 제한해야 합니다.
현재 실행 중인 프로세스 및 작업의 수를 제한하는 것처럼 동시에 작업 중인 프로젝트의 수를 제한할 수도 있습니다. 이러한 진행 중인 프로젝트 제한입니다.
많은 사람들이 GTD 철학을 적용하는 과정에서 같은 실수를 반복하기 때문에 후자는 나에게 매우 중요해 보입니다. 예, 실제로 GTD 프로세스의 일부는 프로젝트 목록을 작성하고 각 프로젝트에 대해 완료해야 하는 다음 작업을 포함합니다. 내년. 그러나 많은 사람들은 이런 식으로 모든 프로젝트가 활성화된다고 잘못 생각합니다. 반대로 기름칠이 잘 된 GTD 시스템은 다음을 제공합니다. 동시 활성 프로젝트 수 제한. GTD에서는 현재 프로젝트와 작업 사이에 명확한 경계가 있으며 "어쩌면/언젠가" 범주에 속하는 것입니다.
목록을 사용하는 경우, 특히 전자 형식인 경우 모든 프로젝트와 각각의 모든 "다음 단계"를 함께 묶고 싶은 유혹을 느낄 수 있습니다. 이것은 다소 무서운 그림을 만들 수 있습니다. 이러한 엄청난 수의 작업과 프로젝트는 모든 사냥과 열정을 정말로 낙담시킬 수 있습니다.
그러나 보드에는 특정 치수가 있으므로 맞을 수 있습니다. 제한된 수량접착식 카드 - 이러한 제한으로 인해 어떤 프로젝트가 현재 주목할 가치가 있고 어떤 프로젝트가 그렇지 않은지 신중하게 생각하게 됩니다. 이 제한은 "현실과 시계를 확인"하는 것 외에 선택의 여지가 없기 때문에 어떤 의미에서 이점입니다.
칸반으로 GTD 관행이 어떻게 바뀌었습니까?
GTD와 칸반 사이의 상호 작용에 대해 제가 말할 수 있는 한 가지는 두 가지가 단순히 서로를 위해 만들어졌다는 것입니다. 칸반을 사용함으로써 생산성을 한 단계 높이고 GTD 표준에 훨씬 더 가까워질 수 있었다고 생각합니다. 그는 나에게 기본 원리를 기억하게 했다. 칸반의 아름다움은 시각적 구성 요소 덕분에 실제로 작업과 대화할 수 있다는 것입니다.
온라인에서 어디에서 찾을 수 있습니까?
나는 트위터에서 활동하고 있고, 내 닉네임은 @pascalvenier이고, 내 웹사이트 주소는
