Publikationer. Personlig Kanban: ett sätt att ordna ditt arbete och inte göra allt på en gång

Det är värt att systematisera saker med hjälp av en bräda och kort.

Till bokmärken

Multitasking är förmodligen en av de mest överskattade färdigheterna inom modernt liv. Det berövar hjärnan glukos, vilket hjälper till att upprätthålla vakenhet, vilket gör det svårt att växla mellan uppgifter. Och i allmänhet är multitasking som regel bara en illusion. Enligt en studie utförd av Ohio University är endast 3% av befolkningen "superjobbare". Resten låtsas bara.

Med tiden har ett antal system utvecklats för att rädda människor från oändliga att-göra-listor som kan göra vilket jobb som helst till ett själlöst löpande band. Ett sådant system är "personlig kanban", uppkallad efter ett japanskt tillverkningskoncept som användes i slutet av 1940-talet av Toyota.

Inom industrin är kanban (som betyder "tecken" eller "affischtavla" på japanska) baserad på taggar som rör sig med varje produkt i hela anläggningen. Endast ett visst antal etiketter kan finnas på en rad åt gången, som var och en motsvarar en viss del av bilen.

Tidigare stadsplanerare i Seattle och författare till Personal Kanban James Benson säger att industriell Kanban var Toyotas sätt att undvika överproduktion. Han anpassade detta system för att minska de känslomässiga kostnaderna, eftersom känslan av att "det är för mycket i ditt huvud" är den största nackdelen med multitasking.

Personal Kanban bygger på två principer: visualisera ditt arbete och begränsa det totala antalet "pågående arbeten". Att använda systemet är väldigt enkelt: hitta bara en tavla där du kan använda magneter, klibbigt papper eller knappar och rita tre kolumner på den - "Uppgifter", "Pågår" och "Klar".

Skriv varje uppgift på ett separat kort. Du kan sortera dem efter brådskande eller typ (till exempel personligt eller företag) med hjälp av färg eller symboler. Fäst alla kort i kolumnen "Uppgifter".

Välj högst tre uppgifter från denna kolumn som kan flyttas till mittkolumnen - "Pågår". Det här är sakerna du bör fokusera på inom den tidsram du väljer. När uppgiften är klar, flytta den till kolumnen Klar och välj ny uppgift för att flytta den till kolumnen "Pågår".

Kolumnen Uppgifter låter dig se allt på din att-göra-lista och utvärdera om du kan hantera det eller inte. Du kan behöva delegera vissa uppgifter, anställa någon annan eller ordna tillfällig hjälp. Med andra ord, gör något för att förhindra att kolumnen "Uppgifter" förvandlas till ett fält av ouppfyllda önskningar.

Enligt Benson är mittkolumnen "nu" och bör inte innehålla fler än tre etiketter. Du kan reducera de aktuella uppgifterna till en, men enligt författaren kan detta undergräva hela processen. De flesta av oss har för närvarande minst två konkurrerande uppgifter, medan en tredje uppgift kan vara mer passiv. Genom att stoppa in mer än tre föremål i kolumnen "I Work" anstränger du din hjärna och saktar ner den.

Att starta och inte avsluta några projekt utsätter dig för det som kallas Zeigarnik-effekten, uppkallad efter Bluma Zeigarnik, en psykiater som upptäckte på 1920-talet att människor minns ofullbordade uppgifter bättre än slutförda.

Tanken bakom kolumnen Klar behöver ingen förklaring. Studier har visat att en person får en dopaminrush bara genom att säga ordet "klar". Den här kolumnen behöver inte förbli livlös – den är en ganska viktig del av Bensons teori. Med viss ansträngning för att tillämpa en viss klassificering kan kolumnen "Klar" förvandlas till användbara arbetsuppgifter.

Benson och Tonyann Demaria Barry, medförfattare till Personal Kanban, kom på matriser för att rangordna de uppgifter som en person gillar mest, gillar minst, fick bråttom, som han inte känner någon kontroll över, och så vidare. Författarna lovar att du efter ett tag kommer att ha flera universella kategorier – det kommer att bli uppenbart var du alltid fastnar, och var du lyckas oftast och varför.

Detta tillvägagångssätt kan hjälpa dig att uppnå större medvetenhet i ditt liv - så länge du håller fast vid det åtminstone tills du börjar se några mönster.

"Om du upptäcker att allt du gör är en nödsituation, är det ett tecken på att det är dags att omvärdera ditt liv", säger Benson. Han hörde en gång den här frasen från en kvinna som bytte karriär och ansökte om skilsmässa efter att ha bytt till ett sådant system.

Benson kom först med "personlig kanban" för mjukvaruutvecklare för ungefär ett decennium sedan. Men IT-specialister var aldrig intresserade av det. Han fortsatte att utveckla sin metod, som sedan användes i skolor, medicinska organisationer, regeringar och vissa industrier, medan hans tidigare kollega lanserade ett mer intensivt utbildningsprogram - LeanKanban University.

Flera populära appar är baserade på kanban-systemet, inklusive Pivotal Tracker och Trello. Benson föredrar dock riktiga brädor. Han minns studier som har visat att människor bearbetar mer information när de gör anteckningar.

"Vi blir så överväldigade att vi förlorar ur sikte vilka vi är, vad vi kan göra och vad som gör oss till de vi är", säger Benson. "Vi börjar tro att vi bara är något som fyller utrymme." I praktiken är de bästa tidshanteringssystemen inte inriktade på att vända livet, utan på att göra människor till människor.

En av grundprinciperna för produktivt arbete: håll ständigt framför dina ögon en lista över saker att göra, ordnade i ordningsföljd. Så du är berövad chansen att spendera en halv dag med att tänka på "Vad du ska göra härnäst."

För att implementera denna princip har många system uppfunnits. Vissa av dem är mycket komplexa, medan andra är extremt enkla. Alla väljer ett system för sig själva. Och idag ska jag berätta om en av dem. Det heter Kanban, eller för att vara exakt, personlig Kanban.

Vad är personlig Kanban

Personlig Kanban är mycket enkelt system produktivitet och hantering av att göra-listor. Den bygger på två regler och är avsedd för visuella elever. Alla dina uppgifter är placerade på samma plan, ordnade efter prioritet och slutförandegrad. Fördelen med Kanban är dess höga flexibilitet, du kan alltid anpassa den för att passa dig själv, din arbetsstil och dina uppgifter.

Liksom många andra produktivitetssystem hjälper Kanban dig att "avlasta" uppgifter från ditt huvud och lämnar kvar en (eller flera) som är relevanta för tillfället. Detta system föddes i produktionen, där prioriteringen av ett visst jobb beror på leveranser.

Personal Kanban skapades av Jim Benson och Tonayan DeMaria Barry. De föreslog att man skulle använda detta system för att förbättra produktiviteten individuell person. 2011, deras bok "Personal Kanban: Mapping Work | Navigera i livet." Grundprinciperna för Kanban har använts tidigare. Men författarna till boken strömlinjeformade allt och gav en specifik teknik som verkligen hjälper människor laddade med ett stort antal uppgifter.

Två grundläggande regler för personlig Kanban:

Visualisera ditt arbete. Vi måste kunna se volymen och arten av arbetet vid varje given tidpunkt. Se vad som bör göras i nästa steg, få en visuell hint om graden av betydelse och avslutning av saker. Vi ska också snabbt och smidigt kunna ändra arbetsuppgifternas placering i det övergripande systemet.
Begränsa antalet uppgifter du utför för närvarande. Det vill säga att antalet saker du arbetar med i varje tidsenhet ska vara minimalt. För det första är det lättare att visuellt representera omfånget av aktuellt arbete, vilket innebär att du mer effektivt kommer att kontrollera framstegen för deras implementering. För det andra minskar det sannolikheten för multitasking och efterföljande utbrändhet. Om du lär dig att hantera din arbetsbörda lär du dig att säga nej utan att skada din karriär.

Det finns olika alternativ för att implementera personlig Kanban i praktiken. Du kan använda sofistikerade appar och webbverktyg, klisterlappar eller ett anteckningsblock. Det finns inga officiella rekommendationer i denna fråga (såvida du naturligtvis inte börjar kopiera de exakta teknikerna från Benson och DeMaria Barrys bok).

Låt oss börja arbeta effektivt med hjälp av personlig Kanban

Det är inget komplicerat här. Allt vi behöver är ett visst område (i den fysiska eller virtuella världen) där att-göra-listan kommer att placeras. Men saker och ting ska ordnas efter en viss princip. I det enklaste fallet är området uppdelat i tre kolumner:

Uppskjuten och planerad;
Körbar;
Gjort.

"In Progress" innehåller de saker som vi arbetar med nu eller planerar att göra inom en mycket nära framtid. Helst, ju viktigare saken är, desto högre bör den placeras i kolumnen. Så vid en blick blir det klart vad man ska ta tag i nu.

Kolumnen ”Uppskjuten/Planerad” innehåller alla de saker som vi inte jobbar med just nu, men som vi fortfarande måste ta oss an.

Kolumnen Completed kan verka onödig. Men det motiverar oss genom att visa oss hur mycket arbete som har gjorts (eller genom att antyda att inte en enda viktig sak har gjorts på hela dagen).

Det är allt, antar jag. Du kan implementera personlig Kanban i ditt arbetsflöde just nu.

En vit tavla för markörer är idealisk för oss. Låt oss dela upp tavlan i tre kolumner och sprida våra uppgifter över dem. När en uppgift flyttas från en kolumn till en annan raderar vi den och skriver den igen på en ny plats.

Men det är bekvämare att använda pappersklistermärken för att spela in uppgifter (ett klistermärke för varje uppgift). Detta gör det lättare att flytta dem horisontellt och vertikalt. Prioritet kan ställas in med hjälp av klistermärken i olika färger. Till exempel är grönt låg prioritet, gult är medium, rött är högt.

När du tittar på en sådan tavla kommer du omedelbart ihåg vad du borde göra för tillfället och vilka uppgifter som "brinner". När mittkolumnen är rensad eller det fortfarande finns saker i den som väntar på reaktion från andra personer, kan du börja fylla den med uppgifter från avsnittet "Uppskjuten/Schemalagt".

Glöm inte den andra principen, som är att begränsa antalet uppgifter du arbetar med samtidigt. Försumma det inte. Om du fyller den mittersta kolumnen med uppgifter utan att tömma den, så kommer bördan av bekymmer mycket snart att krossa dig.

Benson och DeMaria Barry insisterar på att hålla antalet pågående fall så lågt som möjligt. Beroende på typen av ditt arbete, ställ in din gräns för det samtidiga antalet uppgifter i kolumnen "Pågår".

Det är också värt att begränsa antalet uppgifter i hela Kanaban. Låt nytt och lågprioriterat arbete vänta i Inkorgen. Kanban är effektivare ju färre föremål den innehåller.

Program och onlinetjänster för implementering av personlig Kanban

Om du inte har möjlighet att hänga upp en visualiseringstavla på din arbetsplats eller om du inte arbetar på ett ställe, är inte allt förlorat. Det finns andra implementeringar av Kanban, bland vilka du förmodligen kommer att stöta på bekanta namn. Här är några applikationer och internettjänster som kommer att hjälpa oss:

Trello: Denna allt populärare tjänst för att organisera arbete och lagra poster byggdes ursprungligen på ett Kanban-liknande system. Många använder det för GTD, men det fungerar lika bra för individuella Kanban. Allt vi behöver göra är att skapa en separat tavla med lämpliga kolumner. I Trello kan du göra Kanban mer effektivt genom att använda en kalender med påminnelser och färgkodade etiketter.
KanbanFlow: Denna applikation är väldigt lik Trello, men är ännu mer anpassad för Kanban. Det finns en extra kolumn "Idag". Med dess hjälp separerar vi uppgifter som är under implementering från dem vi arbetar med just nu. Personligen tycker jag att detta är en onödig komplikation. I KanbanFlow kan vi lägga till anteckningar och påminnelser till varje uppgift, begränsa antalet pågående saker och samarbeta med andra. KanbanFlow har också en Pomodoro-timer, ett annat verktyg som hjälper dig att hålla fokus på ditt arbete. Sajten är väl optimerad för mobila enheter - du behöver inte installera några ytterligare applikationer för att arbeta med den.
(med Kanbanote-tillägg): Evernote i sig är inte ett särskilt bra verktyg för att implementera Kanban. Det är omöjligt att organisera en visuell visning av hela arbetsvolymen här. Men det här är en fråga som går att fixa. Låt oss använda Kanbanote, som kommer att göra listor i Evernote mer visuella. Det kommer att lägga till tre kolumner: Väntande, Pågår, Slutfört. Det finns till och med en Android-app för att göra systemet enklare att använda för mobilanvändare.

Naturligtvis är det ingen som tvingar dig att använda Evernote för Kanban. Men om du aktivt använder det för att organisera din information, så vänder du av denna tjänst in i systemet för produktivt arbete är ganska motiverat.

Vi integrerar Kanban i ett etablerat produktivitetssystem

Personlig Kanban är ganska enkel och flexibel. Det kan implementeras på en vägg eller tavla, i ett lokalt program eller internettjänst, i ett anteckningsblock eller på ett pappersark. Eller så kan du anpassa den till ett redan använt produktivitetssystem.

Kanbans styrka är att den kan användas i kombination med andra produktivitetstekniker. Om du litar på GTD, Pomodoro eller Eisenhower Matrix kan du integrera personlig Kanban i dem.

Kanban kan i princip kombineras med vilket att-göra-listsystem som helst. Du kan kombinera din metod med Kanban och se om denna hybrid är rätt för dig. Samtidigt behöver du inte ge upp dina favoritverktyg eller ordna om något i ditt arbete.

Titta på dina uppgiftslistor. I dem hittar du förmodligen de saker som görs just nu, genomförda och planerade uppgifter. Allt som återstår är att ordna dem i tre kolumner. Allt är väldigt enkelt här, men den här metoden fungerar!

Personliga och arbetsrelaterade angelägenheter har en obehaglig egenskap: de ackumuleras. Detta leder till olika konsekvenser. Till exempel kan du ha en uppgift som plötsligt avbryts av två till. Vad ska man göra? Lägger man åt sidan de första och tar sig an dem? Och i så fall, hur kan du gå tillbaka och avsluta den första?

Oavslutade uppgifter hopar sig och kastar våra liv i kaos. Det är mycket svårt att utföra alla dina uppgifter konsekvent. Vi behöver ett enkelt och effektivt system som kommer att rikta in alla kuggar och avlasta hjärnan. För detta kan du ha nytta av det.

Kanban är ett system för att organisera produktion och leverans som gör att du kan implementera just-in-time-principen. Personal Kanban är ett system för att organisera dina ärenden, så att du kan slutföra dem effektivt och i tid. Den bästa personliga Kanban är visuell. Med dess hjälp kan du enkelt och effektivt hantera dina uppgifter.

Det är väldigt likt systemet. Den består av behållare (eller kolumner) med att göra-objekt i olika faser av färdigställandet. Du kan klassificera Olika typer handlingar med färg eller olika linjer. På så sätt kan du se uppgifter i deras sammanhang.

Det finns två principer för personlig Kanban:

Visualisera ditt arbete.
Begränsa ditt arbete under utförandet.

Hur kan jag göra det? För visualisering, skriv ner alla dina handlingar på. Du kan sedan flytta dem runt i arbetsflödesdiagrammet som skapats på tavlan. Du kan också använda klisterlappar i olika färger för att visuellt representera olika grupper av aktiviteter.

Den enklaste kanban består av tre kolumner:

Att göra lista
Saker som pågår (gör)
Gjort

Mer avancerade alternativ inkluderar fler högtalare. De som använder dem lägger till speciella funktioner som hjälper dem att hantera stora projekt effektivt. Vi råder dig att först behärska enkla Kanban och sedan gå vidare till mer komplexa.

En avancerad personlig kanban kan innehålla upp till nio kolumner.

Mål

Den här kolumnen hjälper dig att hålla din rakt framför dig. Samtidigt är de visuella och fysiskt påtagliga. Det som inte är nedskrivet finns inte. Denna regel fungerar bäst när det kommer till mål.

Projekt

Den här kolumnen är för de projekt som du behöver komma till eller inte vill glömma. Att hålla dem inom synhåll hjälper dig att nå dem snabbare. När du är redo att starta ett projekt kan du "använda skjutreglage", det vill säga flytta det i tid.

Reservärenden

Det här är saker som kan bli viktiga någon gång i ditt liv. Du kan segmentera dem efter tid och utföra dem när lediga timmar visas.

Träning/förbättring

Allt som har med att lära och förbättra livet kommer att finnas här. Du kan också skriva ner absolut alla idéer från detta område. Du kan ange namnen på böcker och kurser för att återgå till dem när du har ledig tid.

Klar/avvaktande/denna vecka

Den här kolumnen är för saker som behöver uppmärksamhet den här veckan. De måste finnas i ditt medvetande. När dessa föremål är mogna för handling, flytta dem från kolumnen Backlog direkt hit.

Kom ihåg den andra regeln för personlig Kanban och begränsa ditt arbete. Sträva efter att säkerställa att antalet element i denna kolumn inte överstiger 5-6 enheter. Fler saker att göra kan vara mentalt överväldigande.

Idag/handling

Dessa punkter kräver omedelbar uppmärksamhet. I hans daglig planering titta på kolumnen "Klar" (5) och välj de som kan flyttas till denna. Men överbelasta den inte. Begränsa din lista till 3. På så sätt kan du fokusera utan att bli distraherad av för många uppgifter.

Pågående

För de element du för närvarande arbetar med. Deras mål är att få in den i kolumn 9 (klar) så snabbt som möjligt.

Förväntan

Den här kolumnen är för objekt som kräver åtgärd från en annan person (chef, klient) innan de kan flyttas till en annan plats. Eller så är det saker som kräver pengar eller en viss tid.

Gjord

Kolumn för genomförda åtgärder. Njut av spänningen när du navigerar genom den här kolumnen. Dessa saker behöver inte raderas, spara dem. Kanske kommer denna information en dag att hjälpa dig. Ta till exempel reda på vilka områden i ditt liv du gör oftast eller inte gör alls.

Du kan också analysera vilka oplanerade uppgifter som dyker upp under dagen.

Var kommer de ifrån?
Hur många timmar om dagen tar de?
Vilka områden kommer de från?

Som redan nämnts kan du anpassa din personliga Kanban hur du vill. Men du kan börja använda vår mall. Du kommer att göra ändringar allt eftersom.

Vi önskar dig lycka till!

För inte så länge sedan hade jag förmånen att prata med Rafal Morison, Irlands ledande personliga produktivitetsexpert och författare till en utmärkt blogg som heter Creating Personal Flow. Jag hade väldigt roligt, Rafals frågor var väldigt genomtänkta och fick mig att fundera noga över svaren, både utifrån perspektivet att någon följer GTD-filosofin och någon som lärde ut systemet till andra. Nedan är texten till intervjun publicerad på Rafals blogg: "GTD och Kanban"

Idag är jag glad att kunna presentera en intervju med Pascal Venier. Vi diskuterade att kombinera två metoder: David Allens Getting Things Done och Kanban.

Själv hade jag väldigt roligt att genomföra intervjuer och förbereda frågor. Jag hoppas att det kommer fler sådana här samtal i framtiden.

Nåväl, ska vi börja?

Om du inte har något emot, berätta lite om dig själv.

Jag är en personlig produktivitetscoach och tränare baserad i Ottawa-Gatineau, Kanada. Jag är fransman och har arbetat som universitetsprofessor i Storbritannien i över 20 år. Jag fick möjligheten att arbeta vid universiteten i Liverpool, Manchester och Salford. Under de senaste 15 åren har jag varit seriöst intresserad av ämnet personlig produktivitet. Förra året förverkligade jag min långa avsikt och öppnade min egen praktik som erbjuder coachning och utbildning om personlig produktivitet. Det faktum att jag bor i Kanada hindrar mig inte från att erbjuda tjänster till intresserade från hela världen: jag är en frekvent besökare i Storbritannien och Frankrike, och jag tillhandahåller även coachning på distans via Skype. Jag håller för närvarande på att slutföra arbetet med den franska översättningen av Jim Benson och Tonianne DeMaria Barrys bok "Personal Kanban: Mapping Work | Navigera i livet".

Hur länge har du praktiserat GTD och/eller andra produktivitetstekniker?

Jag har hållit på med GTD i nästan 9 år. Jag upptäckte boken sommaren 2004. Utan att överdriva var detta en upptäckt. Till skillnad från andra tidshanteringstekniker som jag försökte använda tidigare, hjälpte denna metod mig inte bara att ta kontroll (eller snarare, ta kontroll) över mina arbetsprocesser och planera min ytterligare åtgärder. Viktigast av allt, han tillät mig att vara extremt flexibel och redo att snabbt anpassa mig till alla förändringar.

Vilken metod använder du mest?

Just nu kombinerar jag Getting Things Done och personlig Kanban. Allt är klart där, plus att båda metoderna fokuserar på "förflyttning" av uppgifter i vissa kategorier. Jag kallar Kanban för fronten av mitt GTD-system. GTD:s arbetsflödeshanteringssystem hjälper till att hålla allt under kontroll. Arbetsgranskningsmodellen på sex nivåer låter dig förstå hur lång tid det tar att slutföra en viss uppgift, vilket inte alltid är så enkelt som det verkar. Tja, kanban hjälper dig inte bara att få saker gjorda, utan lär dig också att skilja agnarna från vetet.

Vad lockade dig till Kanban-systemet?

Först av allt, dess extrema enkelhet. Det finns bara två regler här: visualisera ditt arbete och begränsa dina nuvarande uppgifter. Jag är en extremt visuell person, plus att jag använder tankediagram hela tiden, så jag dras till hur uppgifter presenteras visuellt i form av klisterlappar. Jag gillar också behovet av att begränsa antalet uppgifter du arbetar med samtidigt - detta hjälper avsevärt att få alla uppgifter till sin logiska slutsats. Kanban tillhandahåller den tidskomponenten som du kan lita på under dialog med kollegor eller dig själv.

Hur har Kanban förbättrat din produktivitet?

Det tvingar dig att vara mer selektiv med vad du vill göra och lär dig att göra rätt prioriteringar. Tack vare det känner du dig inte överväldigad av så många saker att göra, som du skulle göra om du bara skrev ner alla dina uppgifter i en lång lista. Fortfarande väldigt viktig egendom Kanban är en möjlighet att tydligt se volymen av uppgifter som du redan har slutfört. Under den veckovisa genomgången/analysen ser du verkligen allt som du har uppnått under den här tiden - du reser dig verkligen i dina egna ögon. Ur en psykologisk synvinkel är detta en extremt kraftfull motivator.

Har Kanban lärt dig att fokusera bättre och arbeta mer effektivt med dina valda projekt/uppgifter?

Ja, Kanban har definitivt förbättrat min förmåga att fokusera på rätt saker. WIP-gränsen (work in progress - work in progress, med andra ord - saker som du samtidigt arbetar med) hjälper mycket i detta avseende. Om du har en WIP-gräns måste du slutföra den aktuella uppgiften innan du startar nästa. Orden "Slutför start, börja avsluta" borde vara mottot för alla Kanban-användare. Du kommer inte att klara av den mängd arbete som du fysiskt inte klarar av. Som Jim Benson, Joanne Ho och Maritza van den Heuvel skrev i Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement, kan en person som är överarbetad helt enkelt inte ägna den nödvändiga uppmärksamheten åt sina nuvarande uppgifter.

Hur påverkade användningen av tekniken arbetsprocessen som helhet?

Jo, jag kan lugnt säga att arbetet går mycket bättre. Samtidigt tillåter Kanban mig att effektivt gå med i denna rörelse.

Stötte du på några svårigheter under de tidiga stadierna av implementeringen av Personal Kanban?

Jag skulle inte säga det, systemet är ganska enkelt.

Jag närmade mig frågan om att implementera personlig Kanban ganska progressivt. Jag fortsatte fortfarande att använda GTD-mjukvara, inklusive den utmärkta Nozbe, jag introducerade precis samma WIP-gräns. Enkel operation– begränsa antalet åtgärder som sker samtidigt. Resultatet är uppenbart. De första framgångarna fick mig att ta nästa steg - att introducera ett visualiseringselement i mitt GTD-system, som kanban-systemet antyder. Jag använde Trello-appen för detta ändamål.

Först övervägde jag inte ens att använda en "riktig" tavla med post-it-lappar, men många andra Kanban-användare talade mycket positivt om detta "lågteknologiska" tillvägagångssätt (som jag, ärligt talat, mycket förvånad över) vid WIP Society möte i Manchester, så jag bestämde mig för att prova det själv. Och du vet, det här tillvägagångssättet fungerade som ett plus. Jag gillar den taktila känslan av att arbeta med tavlan och självhäftande kort.

Säg mig, har du märkt några brister i kanban-systemet? Finns det element du skulle vilja förbättra?

Jo, jag kan säga att du alltid bör experimentera och leta efter en kombination som är perfekt för dig. Kanban är baserad på ”Lean Manufacturing”, en bok som predikar Kaizens principer, d.v.s. kontinuerlig förbättring. Tänk på Kanban-systemet som ett verktyg som låter dig utföra små experiment som hjälper dig att stegvis förbättra ditt arbetsflöde. Det finns inget som heter ett perfekt avstämt system, precis som inga två kort kan vara den andra lik. Din tavla kommer att ändras när din aktivitet ändras.

Kanban klarar sig lika bra med vilken uppgift som helst, eller finns det några som inte passar bra med konceptet med denna metod?

I grund och botten är personlig produktivitet en fråga om först och främst sunt förnuft. I mitt fall fungerar Kanban utmärkt, men om du har ett antal liknande, återkommande uppgifter, så är det inte något du skulle önska din fiende att upprepa processen att skapa kort eller anteckningar i en digital version av Kanban varje gång.

Det här påminner om historien med e-postmeddelanden. Naturligtvis finns det mycket viktiga brev som måste hanteras separat - noggrant och noggrant. Tillämpa samma princip när du svarar på frågan: är det värt att skapa ett kort för detta projekt? När allt kommer omkring är det mycket mer tillrådligt att behandla de flesta e-postmeddelanden "i bulk" och göra detta uteslutande inom den tid som avsatts för e-post.

Kanban skiljer också tydligt på arbetet som du trycker eller drar. Vad detta betyder: det finns ett jobb som åläggs dig - du trycker på det, och det finns ett som du drar efter din egen vilja. Förmågan att avgränsa uppgifter på detta sätt är enligt mig väldigt viktig. Speciellt när det kommer till e-post. E-post är den bästa illustrationen av påtvingat arbete - ett som måste "skjutas". Det är oerhört viktigt att ständigt vara medveten om vilken typ av arbete du för närvarande utför. Mycket ofta lägger människor sin tid på att bearbeta e-postmeddelanden istället för att lösa grundläggande, större problem.

När du bearbetar inkommande objekt är det mycket användbart att använda ett system med taggar som bestämmer vilken Kanban-kolumn en viss uppgift ska gå till. Till exempel rekommenderar jag att använda följande kategorier: Prioritet 3, Prioritet 2, Prioritet 1, Klar, Idag, Pågår (glöm inte WIP-gränsen). Detta kommer att hjälpa dig att prioritera, vilket i sin tur kommer att underlätta din börda att fatta viktiga beslut, särskilt om du ofta upplever att du pressar mycket på bekostnad av viktigare beslut. effektivt arbete, vilket är viktigt för att du ska ”dra ut” och därigenom uppnå huvudmålen för dina aktiviteter.

Har du en preferens för någon speciell Kanban-baserad applikation? Vilket format – elektroniskt eller papper – tycker du är bekvämast att använda?

Mitt favoritsätt är att använda post-it-lappar och en vanlig vägg. Om till och med smarta mjukvaruutvecklare värda sig att använda klistermärken i sina mest komplexa projekt, kommer vi säkert att få nog av dem!

Men som coach och tränare måste jag förstå mångfalden av applikationer där ute, inklusive att nyligen experimentera mycket med onlineverktyg. För tillfället är min favorit LeanKit, jag har använt det i 4 veckor nu.

Fortsätter du att använda Kanban när du är på resande fot? Om ja, hur löser du det här problemet?

Ja, självklart fortsätter jag att använda Kanban när jag reser. Det bästa sättet- "papper". Jag förvarar klistermärken i en speciell mapp, i Frankrike kallar vi det "trieur-parapheur".

Rörande elektronisk version LeanKit gör det enkelt att komma åt dina brädor eftersom det finns versioner för iPhone och iPad.

Kan du beskriva hur din dag går i samband med att du använder Kanban?

Säkert. Så jag börjar morgonen med att inspektera tavlan och göra nödvändiga ändringar. Detta innebär att flytta flera kort till kolumnen "Pågår". Jag bedömer snabbt läget i styrelsen och justerar vid behov något. Därefter börjar vi ta itu med uppgifterna från kolumnen "I Work" och slutföra dem först. Varje slutförd uppgift skickas till kolumnen "Klar". Huvudprincipen är att hela tiden ha tavlan framför ögonen så att du hela tiden kan konsultera den eller göra ändringar snabbt. På så sätt, om du planerar en aktivitet under dagen, kan du genast placera den på tavlan.

När kontrollerar du din tavla, hur lång tid tar det att skapa en tavla?

Att skapa din första Kanban-bräda är extremt enkel. Minsta set består tre kolumner: Kö (dvs. Att göra), Pågår och Klar. Detta ger dig ett enkelt verktyg som hjälper dig att bättre förstå ditt arbetsflöde. Därefter behöver du bara anpassa brädan, som de säger, så att den passar dig.

Kanban förser dig inte med en nyckelfärdig lösning, men det låter dig över tid, genom försök och misstag, organisera systemet på ett sådant sätt att det helt uppfyller dina behov. Dessutom, om ditt arbetsflöde genomgår förändringar, kan du enkelt bygga om kanban i enlighet med de nya arbetsvillkoren.

Arbetet med styrelsen slutar faktiskt inte för en minut. Se det som din företagsinstrumentpanel – du gör ändringar hela tiden. Det finns tillfällen då du behöver ta ett andetag och utvärdera var du är. Och Kanban kommer att förse dig med all information du behöver för att fatta välgrundade beslut om hur du ska gå vidare.

Generellt är det vanligt att man gör en genomgång i början och slutet av dagen, man kan också göra en sorts ”debriefing” för att förstå hur mycket man har kommit och vad man har uppnått. Det finns inga strikta rekommendationer om hur ofta det ska utföras; du kan helt enkelt göra en veckoanalys, som rekommenderas av GTD-systemet. Använd ditt eget gottfinnande, särskilt om driftsförhållandena ändras. Nyckelord i arbetet med kanban-systemet - "flexibilitet".

Hur många uppgifter/projekt skulle du rekommendera att lägga upp på styrelsen samtidigt?

Allt beror på din aktivitet.

Att använda Kanban kommer med ett antal begränsningar, såsom antalet projekt och uppgifter som kan finnas i styrelsen samtidigt. Åh ja... du behöver också begränsa antalet projekt/uppgifter du kan arbeta med parallellt.

Precis som du begränsar antalet processer och uppgifter du utför vid varje given tidpunkt, kan du också begränsa antalet projekt du arbetar med parallellt. Detta är en gräns för pågående projekt.

Den sista punkten verkar väldigt viktig för mig, eftersom många människor upprepar samma misstag när de tillämpar GTD-filosofin. Ja, en del av GTD-processen innebär att man sammanställer en lista över projekt och nästa åtgärder som måste slutföras för var och en av dem inom nästa år. Men många tror felaktigt att alla projekt på detta sätt blir aktiva. Tvärtom ger ett välfungerande GTD-system begränsa antalet samtidigt aktiva projekt. I GTD finns en tydlig gräns mellan aktuella projekt och uppgifter, och vad som faller inom kategorin "Kanske/någon gång".

Om du använder en lista, särskilt om den är i elektroniskt format, kan det vara frestande att klumpa ihop alla projekt och alla "nästa steg" för vart och ett. Detta kan skapa en ganska skrämmande bild - ett så stort antal uppgifter och projekt kan verkligen avskräcka all lust och entusiasm.

Brädan har dock vissa dimensioner, den kan passa begränsad mängd självhäftande kort - denna begränsning tvingar dig att noga tänka på vilka projekt som är värda din uppmärksamhet för tillfället och vilka som inte är det. Denna begränsning är på vissa sätt en fördel eftersom den inte ger dig något annat val än att "kontrollera din klocka mot verkligheten."

Hur har din GTD-praxis förändrats med Kanban?

Jag kan säga en sak om samspelet mellan GTD och Kanban – de är helt enkelt gjorda för varandra. Jag tror att användningen av Kanban har gjort det möjligt för mig att ta min produktivitet till nästa nivå och har fört mig ännu närmare GTD-standarderna. Han fick mig att komma ihåg de grundläggande principerna. Det fina med Kanban är att du, tack vare dess visuella komponent, faktiskt för en dialog med ditt arbete.

Var kan du hittas på nätet?

Jag är aktiv på Twitter, mitt smeknamn är @pascalvenier, min webbadress är