En person som aldrig har tänkt på hur effektivt han använder sin tid möter så småningom en situation där en oändlig rad uppgifter, som var och en är viktiga på sitt eget sätt, inte längre är möjliga att pressa in inte bara på arbetstiderna utan också i de 24 timmar, timmar som dygnet beräknas med. Men nästa dag kantas av nya ärenden, lika brådskande, och personen börjar förstå att hans situation är hopplös.

Mycket tid går ofta åt till arbete som i allmänhet är värdelöst.

Förmodligen har alla minst en gång i livet stött på liknande situation. På gränsen till tidspress, när vi inser att vi inte har tid att göra någonting, och som ett resultat förlorar förmågan att tänka förnuftigt, är vi redo att ta tag i allt på en gång, även om vår intuition säger oss att detta inte kommer att hjälpa ändå. Det bästa man kan göra i en sådan situation är att lugna ner sig och bara sitta i 15-20 minuter utan att göra någonting. Och efter det, förlika dig med det faktum att du fortfarande inte kommer att ha tid att göra något idag, och lyft fram de saker som fortfarande kan göras under den återstående tiden.

Fallgrupper

Listan över saker som behöver göras på en dag inkluderar inte bara affärsmöten, arbete med dokumentation och andra saker som har att göra med en chefs yrkesuppgifter. Även om du är en desperat arbetsnarkoman och oändligt hängiven ditt företag, måste du, precis som alla andra, äta, sova och vila vid vissa tider. Det är vanemässiga, repetitiva aktiviteter som inte kan undvikas och som naturligtvis tar tid.

Förutom de dagliga aktiviteterna som är livsuppehållande och per definition förutsägbara, går nästan ingen dag utan att något oväntat och mycket ofta akut inträffar.

En annan grupp aktiviteter som kan urskiljas när du strukturerar din dag är planerade aktiviteter. Detta block innehåller en betydande del av det som behöver göras på jobbet, såväl som några hushållssmåsaker, som också är mycket användbara att fördela i förväg efter tid och grad av betydelse.

För att korrekt fördela alla nämnda typer av aktiviteter över din dag måste du först själv bestämma vilken av dem som har störst och vilka som har minst betydelse, d.v.s. du måste göra prioriteringar.

Sannolikheten för brådskande ärenden måste också beaktas av dem som vill använda sin tid rationellt.

Det bör noteras att i organisationer där tillräcklig uppmärksamhet ägnas åt motivation och professionell tillväxt beror på den anställdes verkliga bidrag till företagets övergripande framgång, är personliga och företagsmål vanligtvis relaterade till varandra och vissa uppnås på bekostnad av andra.

STÄLLA IN PRIORITETER

Prioriteringen av ett visst fenomen för varje specifik person beror i första hand på vad livsmål denna person sätter sig själv. Men om han tar ledarskaps position i vilken organisation som helst måste han korrelera sina personliga mål med företagets mål och utifrån detta skapa en lista med prioriteringar som måste fokuseras på först.

Om dina personliga mål inkluderar materiellt välbefinnande och karriär, då är det säkraste sättet att uppnå detta att göra allt för att effektivt uppnå målen för den organisation där du arbetar. Och för att göra detta måste du först lära dig att bestämma vad du behöver lägga tid på.

Listan över områden där en chef kan prioritera är ganska bred. Men eftersom huvudområdena i en chefs arbete är att arbeta med människor och att arbeta med information, är det dem du måste vara uppmärksam på först.

Personliga kontakter

När man anger prioriteringar inom området för personliga kontakter med människor måste en chef först göra en lista över dem som han kommunicerar med oftast. Genom att registrera vem som kontaktade honom och av vilken anledning (säg inom en vecka), kommer chefen att tydligt förstå att många kontakter inte var till någon nytta. Men han slösade bort sin tid på detta!

"Tidstjuvar"

De mest improduktiva kontakterna är med människor som inte bara är oförmögna att erbjuda något positivt, utan också strävar efter att flytta över sitt ansvar på ledarens axlar. Dessutom motiverar de detta just av viljan att öka effektiviteten. "Ivan Ivanovich, kan du ringa företag N, de kommer att lösa det här problemet mycket snabbare med dig än med mig, en vanlig anställd." Och nu har Ivan Ivanovich, utöver sitt direkta ansvar som ledare, också ett uppdrag från sin underordnade, som han nu verkar vara skyldig något.

När man arbetar med anställda måste chefen tydligt och entydigt göra det klart att även om han går med på att hjälpa, det här problemet kommer inte att vara hans problem för ett ögonblick.

En annan grupp samtalspartners med vilka det är bäst att utesluta kontakter är personer från det förflutna.

Det är nödvändigt att påminna den underordnade om att han, när han arbetar i organisationen, får en lön just för att lösa sådana problem, och ingen annan än han bör vara ansvarig för deras framgångsrika lösning.

"Skuggor från det förflutna"

Klasskamrater från skolan där du en gång studerade, klasskamrater från institutet du tog examen från för länge sedan, kollegor från tidigare jobb– alla dessa är människor som man inte har några gemensamma intressen med på länge och det är svårt att förvänta sig att de dyker upp i framtiden. Därför, oavsett hur hård en sådan rekommendation kan verka, måste kontakter med sådana personer avbrytas så snabbt som möjligt. De kommer att dra dig in i det förflutna, och du bör tänka på framtiden.

Genom att analysera listan över sina kontakter kommer chefen inte bara att kunna få information om dem som han inte bör kommunicera med, utan också att tydligare identifiera de personer vars kommunikation med vilka ger otvivelaktiga fördelar. Detta kan omfatta mer erfarna chefer som alltid kan ge en hint eller lära ut något. Det kan också vara bra att prata med några underordnade om de är kreativa i sitt arbete och är redo att komma med nya idéer. Tid för sådana kontakter bör alltid byggas in i en effektiv chefs schema.

Informationsflöden

Vid prioriteringar inom området informationsutbyte ska chefen först och främst fördela alla informationsflöden som kommer in i organisationen i tre huvudgrupper.

Första gruppen: information kommer direkt till chefen

Det kan vara dokument för underskrift, information från vanliga stora kunder till företaget, rapporter från chefer för funktionella avdelningar om interna problem och prestationer, meddelanden om akuta situationer som utgör ett hot mot organisationens existens.

Andra gruppen: information som chefen fått efter preliminär bearbetning

Det är inte alls nödvändigt för chefen att studera vissa informationsmeddelanden fullt ut. Till exempel vid val av leverantör av vissa råmaterial En förstudie av tillgängliga förslag genomförs av specialister från försörjningstjänsten. De väljer de mest acceptabla alternativen baserat på pris-kvalitetsförhållandet, och först efter det presenterar de chefen en liten lista med alternativ från vilka han kan välja det sista utan att spendera för mycket tid på det.

Tredje gruppen: information som inte ska gå till chefen

Detta är aktuell information som produktionsavdelningens anställda behöver för att utföra sina dagliga yrkesuppgifter. Till exempel, för att säkerställa kvaliteten på tillverkade produkter, är det nödvändigt att utföra kontroll i varje steg av produktionsprocessen, men information om resultaten av sådan kontroll blir chefens egendom endast om betydande avvikelser från normen inträffar. Om processen fortskrider normalt finns det inget behov av att specifikt informera chefen om detta, och situationen anses som tillfredsställande som standard.

Efter att ha fördelat informationsflödena och lyft fram den information som han själv ska arbeta med måste chefen även här utföra en sorts sortering.

Mycket ofta bedöms den relativa betydelsen av information intuitivt av chefen. Omedvetet antyder han att han, efter att ha arbetat tillräckligt med tid i denna organisation, kan förstå dess behov och är ganska kapabel att avgöra vad som är viktigt för den och vad som är sekundärt.

Men prioriteringarna kommer att göras mycket mer exakt om ledaren använder organisationens mål som vägledning när han bedömer betydelsen av budskap. I det här fallet bedöms informationens betydelse utifrån omfattningen av dess möjliga inverkan på att uppnå mål, oavsett någons subjektiva idéer. Det är detta kriterium som gör att meddelanden tydligt kan fördelas i ordningsföljd och garanterar att chefens tid inte går till spillo.

ANVÄNDNING AV SCHEMA OCH PLANER

Ju mer detaljerad en chefs tid är strukturerad, desto mer effektivt spenderas den. Det är därför det rekommenderas att upprätta ett arbetsdagsschema där varje uppgift tilldelas en mycket specifik begränsad tidsperiod. Men ett sådant schema är inte det enda verktyget med vilket en chef tydligare kan reglera sin tidsåtgång.

För att den tid som avsatts för att behandla information ska kunna användas så effektivt som möjligt är det nödvändigt att klassificera alla tillgängliga meddelanden efter graden av betydelse.

Även om en chef verkar ha en ganska klar uppfattning om vilka frågor som behöver diskuteras, kan han upptäcka att när han försöker sätta dem på papper, hamnar han i ett osammanhängande virrvarr av ord.

Det är ingen hemlighet att en mycket stor del av en chefs arbetstid går åt till att hålla alla typer av möten och konferenser. Och här finns en mycket stor resurs för att spara tid.

Planerar ett möte

Om chefen lägger lite tid på preliminära förberedelser innan han håller ett möte, kommer han att kunna se hur förplanerade händelser skiljer sig från spontana. Därför, innan du håller ett möte, är det bra att vara uppmärksam på några punkter.

Dagordning

Även ett kort morgonplaneringsmöte kommer att vara mycket mer effektivt om chefen har en lista över frågor som är aktuella för tillfället, som måste tas upp när man diskuterar uppgifter för den aktuella arbetsdagen. Det är ännu viktigare att ha en plan när man håller längre möten gällande de strategiska aspekterna av organisationen.

Spenderad tid

När man håller möten där diskussioner och diskussioner om olika åsikter förväntas, är det ofta omöjligt att förutse exakt hur lång tid det kommer att ta att överväga en viss fråga. I sådana fall måste chefen själv bestämma den maximala tid som han kan ägna åt att diskutera varje fråga och strikt följa de fastställda reglerna, annars kan mötet dra ut på obestämd tid och resultat kommer aldrig att uppnås.

Tydlighet i formuleringen

När man gör upp en plan eller dagordning för ett möte ska man se till att dagordningspunkterna formuleras så specifikt som möjligt. Till exempel, om du planerar att vara uppmärksam på att diskutera sätt att motivera anställda i ett företag, då istället för en allmän formulering "överväga ytterligare sätt att stimulera arbete", kommer en specifik lista över möjliga metoder att vara mycket effektivare. Diskussionen kommer att gå snabbare och mer effektivt om denna punkt på agendan ser ut ungefär så här: "välj de lämpligaste metoderna för ytterligare stimulering från följande:

Bonusar för att överskrida produktionsstandarder;

Kvartalsvis, halvårlig, årlig bonus;

Gratis mat;

Delbetalning för sjukvård etc.”

En agenda låter dig minska improduktiv tid och organisera diskussionen tydligare, fokusera på det viktigaste och inte distraheras av oviktiga detaljer.

Att sammanfatta resultatet av mötet kommer att säkerställa kontroll över genomförandet av beslut. och kommer att fungera som en ytterligare garanti för mötets effektivitet.

Sammanfattande

Efter mötet är det nödvändigt att registrera dess resultat, fattade beslut, tilldelade uppgifter som anger deadlines och ansvariga personer.

Arbetsscheman

Genom att schemalägga möten, upprätta ett arbetsdagsschema, vecko- och månadsplaner kan du organisera arbetet inom tydligt definierade kalenderintervall. Men inte allt arbete i en organisation börjar den första i månaden och slutar den trettioförsta. De flesta produktionscykler och projekt under utveckling är inte tidsbundna till början eller slutet av en månad eller ett år.

Till exempel, när man bygger ett hus, bestäms kalenderdeadlines för att slutföra en eller annan del av arbetet och parallellt med detta upprättas ett schema över tidskostnader som krävs för att slutföra byggskeden i prioritetsordning: byggandet av box, inredning, inglasning, skapande av ett internt kommunikationssystem, el-, gas- och vattenförsörjning, etc.

Förutom att utveckla kalenderplaner, upprättas vanligtvis scheman för vissa arbeten som är nödvändiga för ett framgångsrikt genomförande av produktionsprocessen.

Den parallella användningen av arbetsscheman och kalenderplaner möjliggör en mer exakt reglering av tidskostnaderna för hela processen.

Även om det i sig tar tid att upprätta scheman och planer, är det mer än värt det på de timmar och ibland dagar som högkvalitativ arbetsplanering gör att du kan spara.

Sålunda har chefen framför sig ett schema som anger den tid som krävs, till exempel för den fullständiga inredningen av ett hus, och kalenderplan, där deadlines för att avsluta varje entré anges. Om, till exempel, schemat ger en fullständig efterbehandling av ett hus med fem ingångar på 60 dagar, kommer chefen, som planerar att börja arbeta den första dagen i månaden, tilldela uppgiften till sina underordnade för att slutföra slutförandet av första ingången den 12:e.

Med tanke på att vissa avvikelser nästan alltid uppstår, har chefen möjlighet att minska den tid som krävs för att slutföra enkla och förutsägbara arbeten och därigenom avsätta en reserv för oförutsedda tidsutgifter för komplexa arbeten och fyllda med överraskningar. Således, även om kalenderdeadlines kommer att variera, kommer hela uppsättningen av arbeten att slutföras i tid.

Det viktigaste här är att inte bli för medtagen och försöka förutse alla möjliga nyanser i framtiden, utan att komma ihåg att, efter att ha säkerställt slutförandet av de viktigaste uppgifterna, är det lätt att uppnå slutförandet av sekundära. Men genom att sprida din uppmärksamhet på detaljer kan du sluta med ingenting, utan att uppnå vare sig strategiska eller aktuella resultat.

PARETO REGEL

I allmänt fall denna regel säger att 80 % av systemets resultat kommer från 20 % av kostnaderna. Denna lag härleddes av den italienske ekonomen Vilfredo Pareto på 1800-talet. Medan han studerade förmögenhetsfördelningen uppmärksammade han det faktum att det mesta av medlen är koncentrerade i händerna på en mindre del av befolkningen, och från detta härledde han proportionen 20:80, vilket inte bara illustrerar förmögenhetsfördelningen. , men också ett ganska brett utbud av olika fenomen.

I förhållande till användningen av arbetstid innebär denna lag att endast 20 % av tiden som läggs på en specifik uppgift ger maximal effekt. Därefter ökar mängden ansträngning som läggs på att få en nyttoenhet, och i slutändan visar det sig att de erhållna resultaten är absolut otillräckliga för kostnaderna.

Exempel

När du klipper gräsmattan med en gräsklippare kommer du med största sannolikhet inte att uppnå att alla grässtrån är lika långa, men du kan uppnå, om än inte idealiskt, men helt acceptabelt, resultat på ganska kort tid. Om du fortsätter att arbeta och försöker få en helt jämn "matta", kommer du, efter att ha spenderat några dagar på ytterligare mätningar och skärning, få ungefär samma sak, men till en mycket högre kostnad för din tid och ansträngning.

Om klienten efter 10 minuters samtal bekräftar att han samtycker till affären, finns det ingen anledning att spendera ytterligare en halvtimme på att berätta för honom vilken tur han har. Denna tid kan spenderas mycket mer effektivt genom att försöka få överenskommelse från andra kunder.

Viktiga takeaways

För en chef är Pareto-regeln användbar eftersom den leder till två mycket viktiga slutsatser.

Försök inte att göra allt för noggrant

Prioritering har redan nämnts här och det är uppenbart att listan över uppgifter av största vikt kommer att bli liten. Denna grupp av uppgifter är det arbete som bör göras 100%, eftersom uppnåendet av organisationens huvudmål beror på noggrannheten i deras genomförande. Det är inte alls nödvändigt att utarbeta alla andra frågor i detalj, slösa bort din tid på det.

I varje fall är det nödvändigt att bestämma när det kommer att anses vara avslutat

Det är svårt att skapa avslutning i ledningsarbetet. Chefen är ständigt på jakt efter nya idéer, sätt att förbättra effektiviteten i arbetet, och ibland leder fler och fler nya idéer som uppstår i processen att utföra något arbete till att detta arbete inte kan slutföras. För att undvika detta måste chefen alltid föreställa sig ett specifikt praktiskt resultat som behöver uppnås vid lösning av ett givet problem. Så snart ett sådant resultat uppnås måste arbetet stoppas omedelbart, eftersom ytterligare ansträngningar som läggs på dess implementering, enligt Pareto-regeln, kommer att användas improduktivt.

Således bekräftar Pareto-regeln återigen vikten för en chef av sådan kvalitet som förmågan att fokusera sina ansträngningar på det viktigaste, utan att bli utspridda på det sekundära. Tydligt definierade mål för professionella möten och att medvetet ställa frågor som behöver besvaras när du studerar information gör att du faktiskt kan få maximala resultat, spendera ett minimum av tid och ansträngning.

Förhållandet 20:80 kan också användas när man analyserar vissa andra aspekter av en chefs aktivitet. Till exempel, inom området för professionella kontakter, är det mycket troligt att endast 20% av mötena ger huvuddelen (80%) av effektiviteten. På samma sätt, med hänsyn till informationen som en chef måste studera varje dag, kan det antas att endast en liten del av den (20%) kommer att vara riktigt användbar.

Även efter att ha lärt sig att utföra sina dagliga yrkesuppgifter med maximal effektivitet, kommer en chef inte att se ut som en lovande anställd i ledningens ögon om han inte strävar efter något annat.

Antaganden

Men denna lag har också en annan sida. Genom att enbart fokusera sin uppmärksamhet på prioriteringar riskerar en chef att hamna bland ett alltför begränsat spektrum av fenomen, vilket kantas av missade utvecklingsmöjligheter.

Därför är det inte värt att begränsa dina aktiviteter bara till de frågor som är av omedelbar praktisk betydelse, även om detta förklaras av att spara tid. När du träffar människor kan du aldrig i förväg veta vem som kommer att vara den mest positiva samtalspartnern, och när du studerar information kan du lyfta fram de mycket användbara 20% tidigast att ha studerat alla 100%. Därför måste användningen av denna lag angripas kreativt.

En utvecklingsinriktad chef kommer alltid att kunna ta med tid i sitt schema inte bara för de viktigaste 20 % av uppgifterna, som ger 80 % av resultatet, utan även för andra aktiviteter.

PERSONLIG UTVECKLINGSPLANERING

I ett försök att öka effektiviteten i att använda sin arbetstid ställs en chef i ett visst skede inför problemet med att ändra sina arbetsvanor. Genom att studera tiden som spenderas under dagen kommer chefen oundvikligen att komma till slutsatsen att en kvantitativ minskning av de tidsperioder som tilldelats för det här eller det arbetet inte ger alltför globala resultat. För att tidsbesparingssituationen ska bedömas som ett verkligt genombrott krävs kvalitativa förändringar.

Och här behöver chefen inte tänka så mycket på vad han gör under arbetsdagen, utan på hur han gör det. Med andra ord måste han överväga sin arbetsförmåga i detalj och utvärdera dem ur effektivitetssynpunkt och möjligheter till förbättringar, d.v.s. själv bestämma riktningarna för personliga professionell utveckling.

Kommunikation med kollegor, läsning av litteratur, inklusive specialiserad litteratur, och uppmärksamhet på underordnades problem, även om de inte direkt påverkar produktiviteten, skapar en bekväm atmosfär, förbättrar det psykologiska klimatet i organisationen och, som ett resultat, arbetar mot samma produktivitet .

Arbetsvaneanalys

Att identifiera dina arbetsvanor är en uppgift som kan verka enkel vid första anblicken. Som regel tänker en person inte på hur han arbetar, han slutför helt enkelt uppgiften, och ofta faller det inte ens upp för honom att vissa åtgärder kan utföras annorlunda. Att försöka komma ihåg vilka vardagliga handlingar som kan klassificeras som arbetsfärdigheter är därför ett helt värdelöst företag. Dessa färdigheter har redan blivit andra natur, du använder dem utan att tänka på dem, och att försöka komma ihåg något om detta ämne kommer bara att slösa bort din tid.

Genom att ha en verklig bild av den faktiska tiden som spenderats under en lång period (minst två till tre månader) framför sina ögon, kommer chefen redan att kunna få en uppfattning om hans arbetsförmåga. Men om du blir kreativ med dessa anteckningar kan du öka användbarheten flera gånger om och få en mycket mer komplett bild av din personliga arbetsstil.

Fördelarna med en dagbok

Att föra dagbok har länge gått ur modet, men förgäves. Efter hackade stereotyper tror många att föra dagbok är privilegiet för gammaldags eller för unga unga damer som inte har något bättre att göra.

För att en tidskrift verkligen ska vara användbar för att definiera och bedöma din yrkesidentitet måste du svara på några frågor om exakt hur du ska skriva.

Dagliga inspelningar av ens handlingar och intryck kan ge enorma och mycket verkliga, praktiska fördelar för en person som vill lära sig mer om sig själv.

När ska man spela in

Att föra tidsregistrering i sig tar tid, och många chefer kommer att säga att de redan inte har en sekund över, men här är en annan dagbok. Och generellt (en annan stor fråga), kommer det att finnas någon nytta av dessa barnspel? Vad kan du svara på detta? Ja, inlärningstiden tar tid, men utan att lära dig hur du spenderar din tid nu kommer du aldrig att kunna lära dig hur du spenderar den mer effektivt.

Därför, utan att bli distraherad av känslor, är det bättre att försöka avgöra om det finns 10-15 minuter under dagen när du inte kommer att bli störd och du kan lugnt sammanfatta det utförda arbetet och registrera dem skriftligt. Detta kan vara tiden innan man lämnar jobbet hem, när de underordnade redan har lämnat, allt arbete är gjort, kontoret är tyst och atmosfären är ganska lämplig för att kort koncentrera sig och minnas hur dagen gick.

Kvällstid hemma innan du går och lägger dig är också ganska passande. Även i de mest bullriga familjerna, i dessa ögonblick brukar allt lugna ner sig och du kan ägna lite tid åt dig själv. När du minns allt som hänt under dagen och reflekterar dessa händelser skriftligt, måste du komma ihåg att register endast förs för personligt bruk för att på ett så exakt sätt som möjligt återspegla dina egna arbetsvanor, så du bör varken försköna dina handlingar eller försöka stoltsera med blygsamhet.

Vad man ska skriva ner

Så att din professionella dagbok innehåller så mycket som möjligt användbar information och var så specifik och kortfattad som möjligt, är det nödvändigt att dela upp varje post i tre positioner.

1. Vad exakt gjorde du på jobbet idag?

2. Hur genomförde du dessa åtgärder?

3. Varför gjorde du det här arbetet på det här sättet och inte på annat sätt?

Hur man ökar användbarheten av inlägg

För att analysera och utvärdera effektiviteten av tidsanvändning är det inte alls nödvändigt att fördjupa sig i långa reflektioner över vad som står i din dagbok. En sådan bedömning kan göras just där, i samma register. För att göra detta behöver du bara komma med några symboler för dig själv som visar dig hur bra eller dåligt en viss uppgift slutfördes och om du har några kommentarer om hur den utfördes.

Genom att närma dig var och en av de aktiviteter som utförs på en -h..dag ur dessa tre synvinklar, kan du h Du kommer inte bara att kunna ge dig själv en fullständig redogörelse för användningen av din arbetstid, utan också skapa förutsättningar för att analysera och bedöma effektiviteten av denna användning.

Systemet med konventionella tecken kommer snabbt att bli en vana och kommer inte att kräva mycket ansträngning.

Konventionella skyltar

För att inte störa dig själv för mycket är det bättre att använda de enklaste symbolerna. Till exempel kan ett utropstecken placerat inom parentes efter en angiven uppgift betyda att den, enligt din åsikt, slutfördes "utmärkt". Och om posten är understruken med en rak linje betyder det att problem uppstod under utförandet som bör tänkas på.

Fördelarna med att använda ett system med konventionella skyltar är uppenbara. Genom att gå igenom dina anteckningar under flera veckor får du en tydlig bild av dina individuella arbetsvanor och styrkorna och svagheterna med just dina arbetsmetoder.

resultat

Efter att ha bestämt hur och när du ska ta anteckningar måste du ha tålamod och noggrant fylla i din dagbok i flera veckor, utan att missa en dag, utan att göra eftergifter för dig själv och utan att försöka förklara din lathet som en sjukdom. Om du gör allt rätt kommer du att belönas rejält på relativt kort tid, eftersom dina register gör att du kan avgöra:

Andelen tid från den totala budgeten som läggs på varje typ av arbete;

En andel som återspeglar den relativa tiden som spenderas på grundläggande funktioner relaterade till ledning;

Tid som spenderas på repetitiva uppgifter i samband med daglig praktik;

Tid som spenderas på engångshanteringsåtgärder.

När du håller reda på hur du utför dagliga repetitiva uppgifter genom dina register kommer du att se att det finns många möjligheter att spara tid på dessa uppgifter.

Utöver dessa rent matematiska beräkningar kommer din dagbok att ge dig en hel del användbar information som inte går att beräkna digitalt, men är av kvalitativ karaktär. Förvisso kan hälften av det arbete du utför delegeras till andra anställda utan att skada verksamheten, och det här är mycket fritid som kan spenderas med mycket större nytta, vilket förbättrar till exempel dina kvalifikationer.

Analys av arbetsdagen med hjälp av en dagbok

Genom att noga överväga de saker du måste göra under dagen kan du stöta på fantastiska upptäckter. Till exempel kan det visa sig att du utför många funktioner helt enkelt av vana, att observera en viss ritual, men att utföra dessa funktioner ger ingen praktisk användbarhet.

Genom att analysera anteckningarna i din dagbok kan du mentalt rita upp ett typiskt mönster för din arbetsdag och identifiera alla dess brister och flaskhalsar.

Ibland visar det sig att en chef ägnat tid åt att lösa vissa problem utan att tänka på att resultatet av dessa uppgifter kanske inte behövs snart. Till exempel, istället för att gå igenom all korrespondens i början av arbetsdagen, är det mycket effektivare att instruera sekreteraren att sortera brev och dokument och ge information om en viss fråga i det ögonblick då frågan blir aktuell.

En ledare måste göra det viktigaste arbetet först och lägga sin tid på prioriterade uppgifter.

Analysschema

Efter att ha sammanställt en ungefärlig lista över dagliga uppgifter baserat på poster i dagboken, kan du börja rationalisera dem. Att slutföra jobben på din lista kan göras mycket mer effektivt genom att tydligt svara nästa frågor:

Vad är det verkliga syftet med detta arbete, behövs det verkligen, vad ska resultatet bli, är det möjligt att göra det mer på ett enkelt sätt;

Vilken är prioriteringsnivån för detta arbete, är det obligatoriskt eller kan det helt uteslutas från listan över det dagliga arbetet;

Är det möjligt att delegera detta jobb.

Om var och en av de dagliga uppgifterna justeras med hänsyn till alla listade poster, kommer planeringen av arbetsdagen att vara mycket effektivare. Det är utifrån detta som du behöver skapa ett uppdaterat, mer optimalt schema för din arbetsdag.

Till ny plan för att vara verkligt effektiv måste den vara flexibel.

Planera flexibilitet

Att planera din arbetstid betyder inte att du behöver skapa ett strikt schema där alla dina rörelser kommer att beskrivas minut för minut, och hålla dig till det till varje pris. Dessutom kommer en sådan politik sannolikt att leda till improduktiva utgifter för tid, eftersom ett planerat, men oväntat stört möte kan förvirra chefen, och han kommer inte att veta vad han ska göra med denna oväntade paus.

Verklig plan effektiv användning av sin tid bör utöver de huvudsakliga, initialt avsedda målen även ge ytterligare sådana. I det här fallet, om det sker en oväntad avbokning av några evenemang, behöver chefen bara titta på listan över planerade extra arbete, för att förstå hur man använder den resulterande tidsperioden till största möjliga nytta.

Dags att arbeta med underordnade

Utöver flexibilitet bör du när du gör upp en ny optimerad plan för användning av arbetstid tydligare reglera tiden du lägger ner på att arbeta med underordnade. För att göra detta behöver du:

Fastställ tydligt definierade tider under vilka underordnade kan kontakta chefen och förklara att de vid andra tillfällen bara kan störa honom om det är en nödsituation;

Kräv att underordnade presenterar så tydligt och konkret som möjligt kärnan i den fråga som de vänder sig till chefen för;

Ta det som regel att när man vänder sig till en chef med något problem måste en underordnad också erbjuda möjliga sätt att lösa det.

När du skapar en uppdaterad budget för din arbetstid måste du analysera hur mycket tid som tidigare lagts på att bedöma alla möjliga fakta som inte är direkt relaterade till ärendet, samt fatta ledningsbeslut som inte var nödvändiga. I den nya budgeten måste sådana improduktiva tidsutgifter undvikas.

Ibland utvecklas yttre omständigheter på ett sådant sätt att det verkar för chefen att organisationen inom ett eller annat område av sin verksamhet kan vara på väg att möta allvarliga hot. Han börjar vidta åtgärder för att förhindra de upplevda hoten, och då visar det sig att situationen inte alls är så kritisk och han slösat bort sin tid.

En chef som vill använda sin tid effektivt måste bara syssla med praktiska frågor.

För att förhindra förluster måste en chef i sitt arbete förlita sig på verkliga fakta, och inte på föraningar, och bara lösa de problem som verkligen finns.

Optimering av arbetsdagen

Efter att ha analyserat sina arbetsvanor, bestämt sätt att förbättra dem och utvecklat ett nytt, mer optimalt system för att planera sin arbetstid, får chefen en verklig möjlighet att förbättra effektiviteten i sina ledningsaktiviteter och öppnar nya möjligheter för ytterligare professionell tillväxt.

2. METODER FÖR ATT MINIMERA TIDSFÖRLUSTER

I processen att analysera och utveckla nya, mer effektiva sätt att använda arbetstid är det nödvändigt att ta hänsyn till några praktiska rekommendationer för att minska tidsspillan.

Gör bara en sak åt gången

Full koncentration på ett specifikt problem gör att du kan lösa det snabbt och med maximalt antal användbara resultat.

Ta med enkla, dagliga återkommande uppgifter till automatisering

Åtgärder som vi utför automatiskt slutar vi så småningom att märka och därför lägger vi ingen tid eller ansträngning på att tänka på dem. Men naturligtvis måste du först noggrant analysera din arbetsdag för att avgöra vilka enkla uppgifter du behöver göra själv och föra dem till automatik, och vilka som är bättre att delegera till underordnade.

Skyll inte på dig själv om du inte fick något gjort

Skuldkänslan i sig är en extremt improduktiv faktor, och den är ännu mer olämplig i en arbetsmiljö, där grunden för varje beslut först och främst bör vara pragmatism. Att man inte hann göra något är inte en anledning till onödiga känslor, utan snarare ett symptom som visar att man bör vara extra uppmärksam på att planera sin arbetsdag.

Efter att ha löst problemet är det bäst att glömma det så snart som möjligt, eftersom den här frågan redan är klar och du måste gå vidare till en annan.

Din tid är din ensam, och bara du kan bestämma hur du använder den.

När du strävar efter att optimera din prestation måste du alltid vara uppmärksam på de människor som du interagerar med och påverkar varandra.

Det är ingen idé att slösa tid på att fullända något som kan användas i ett grovt utkast.

En effektiv chef är en effektiv underordnad

Även om du lyckades hitta den perfekta formeln för arbetsdagen och inte en enda minut av din tid går till spillo, kommer detta inte att göra något om dina underordnade presterar dåligt. Därför, samtidigt som du utbildar dig själv, måste du samtidigt utbilda dina underordnade, lära dem att hantera sitt ansvar mer effektivt och göra det klart att du som ledare kommer att kräva ständig förbättring av dem.

Försök inte att vara perfekt

När en ny uppgift påbörjas måste chefen tydligt förstå den acceptabla graden av dess slutförande. Om du ska genomföra ett förmöte med en potentiell kund är det inte alls nödvändigt att beställa ett häfte som illustrerar dina förslag från tryckeriet. Det räcker med att skissa upp dem för hand på ett papper och nämna dem i en konversation, och utarbeta mer i detalj endast de områden som kommer att intressera kunden.

Lär dig läsa rätt

Det finns olika tekniker för att läsa snabbt, men det som är viktigt för en chef är inte förmågan att läsa på kort tid högsta belopp sidor, men möjligheten att lyfta fram det viktiga i texten och ignorera det oviktiga. När du läser är det användbart att göra anteckningar i marginalen och markera eller understryka det du tycker är viktigt. Alla dessa tekniker kommer att göra läsning effektiv och säkerställa att uppmärksamheten fokuseras på den information som verkligen är nödvändig och användbar.

Undvik ceremonier

Ibland vill chefer visa sin betydelse genom att betona att de bara kan kontaktas via en sekreterare eller per telefon. föranmälan, eller upprätta komplexa flerstegsprocedurer för granskning av affärsdokument. En sådan policy påverkar inte bara uppnåendet av organisationens övergripande mål negativt, utan stör i de flesta fall också chefens arbete. Det är bara nödvändigt att effektivisera sådana kontakter genom att tilldela särskilda timmar då varje anställd kan ställa sin fråga direkt till chefen.

För att arbetstiden ska kunna användas effektivt bör interaktionsmönster med anställda förenklas så mycket som möjligt.

Ta din tid

"Skynda långsamt", säger ordspråket, och det är svårt att argumentera mot det.

Ett lugnt, mätt genomförande av planerade uppgifter är nyckeln till att framgångsrikt uppnå de avsedda resultaten. I ett tillstånd av tidspress, när det är uppenbart att arbetet inte kommer att slutföras i tid, finns det förutom tillfälliga psykologiska faktorer, på grund av vilket sannolikheten för att göra misstag ökar många gånger om. Därför är det bäst att inte låta saker komma till denna punkt, och om en nödsituation har uppstått måste du försöka justera den ursprungliga planen och omorganisera arbetet för att minimera de negativa konsekvenserna. Det är strikt kontraindicerat i sådana situationer att eskalera atmosfären och framkalla ännu större nervositet med ditt beteende.

Använd kontorsutrustning mer aktivt

Modern industri producerar ett stort antal hjälpverktyg som gör det möjligt för chefer att mer effektivt organisera sin produktionsprocess. Detta inkluderar komplexa tekniska hjälpmedel, som en dator, kopiator eller skanner, och vanliga skrivbord eller flerfärgade mappar som låter dig sortera dokumentation och snabbt hitta de papper eller brev som behövs för tillfället.

Planera din semester

Du behöver vila och koppla av när du är trött, och inte när tillfälle ges. Mitt i en hektisk dag på jobbet kanske det inte dyker upp alls, eller då kommer du helt enkelt att kollapsa. För att ständigt vara i bra form under hela arbetsperioden behöver du ta korta men ganska frekventa pauser för avkoppling.

En effektiv chef bör inte försumma hjälpverktyg, för om de används på rätt sätt kommer de att hjälpa honom att spara mycket tid.

Ibland räcker det att bara blunda och luta sig tillbaka i stolen för att känna en ström av ny kraft.

Människor runt omkring dig kommer att lära sig att värdera din tid när de ser att du själv vet hur man värderar den.

Kom överens om ditt schema

När du planerar din egen arbetstid bör du inte glömma andras tid. Anställda i en organisation är i ständig interaktion med varandra, och när man bestämmer en tid för möten eller konferenser är det nödvändigt att samordna det med sina kollegors planer och med arbetsschemat för sina underordnade.

Vet hur man säger "nej"

Lyhördhet är en utmärkt egenskap, men en ledare som tas bort från jobbet för varje liten sak kommer aldrig att slutföra de uppgifter som han sattes i denna position för. Därför, när du kommer i kontakt med underordnade eller kollegor, klargör omedelbart hur mycket tid de kan behöva, och om du för tillfället inte har sådana tidsreserver, boka om mötet.

Älskar ordning

Ibland, när en chef analyserar sin arbetstid för dagen, blir en chef förvånad över att se att nästan 10 % av den gick åt till att vända och ordna om en hög med papper som samlades på hans skrivbord. Varje dokument har sin plats: här är en regel som gör att du kan organisera ditt arbete effektivt och ha rätt papper i dina händer exakt i det ögonblick då det behövs.

Kaos på skrivbordet, som tar extra minuter att hitta de nödvändiga papper, leder tyst till betydande tidsförlust.

Sätt alltid ett mål

Detta är kanske det bästa tipset för att använda tiden effektivt. Om du inte strävar efter att uppnå ett mål, behöver du inte tid för att genomföra det. Medan man har långsiktiga, strategiska mål i åtanke, får man inte tappa aktuella, dagliga resultat ur sikte. Genom att ständigt ha det resultat du strävar efter kommer du, utan att märka det, att agera mycket mer organiserat och utan att slösa din tid på bagateller kommer du att kunna ägna all din uppmärksamhet och energi åt det viktigaste.

När du börjar arbeta måste du veta det exakta svaret på frågan varför du gör detta.

"Lita inte på kalendrar. Det kan vara hur många dagar du vill på ett år. En person ägnar ett år åt att göra något som skulle kunna göras på en vecka, medan en annan genomlever händelserna under ett helt år på en vecka.”

Charles Richards

En av de mest betydande svårigheterna i livet och självförbättring är fortfarande bristen på tid. Naturligtvis är tiden densamma för alla - det finns 24 timmar på varje persons dygn. Frågan är hur vi använder dessa timmar.

Här är några exempel på hur du kan frigöra lite tid för att göra det du verkligen vill.

1. Spåra hur din dag går

Använd penna och papper – eller din dator – och en klocka. Spåra var din tid faktiskt går under dagen, inte vart du tror att den tar vägen. Du kan bli förvånad över hur mycket tid du slösar på saker (särskilt saker som inte är så viktiga eller intressanta för dig).

2. Acceptera att du inte behöver göra allt du gör.

Himlen kommer inte att falla på ditt huvud om du ger upp någon aktivitet. Detta är den viktigaste punkten på listan. Allt du "borde" göra är att hindra dig från att förbättra dig själv eller till och med bara ta lite tid att ta hand om dig själv. Men i verkligheten är du inte "skyldig" någonting.

Försök att se på situationen som om du väljer vad du ska göra. Om du bestämmer dig för att göra eller inte göra något så finns det förstås skäl till det. Skälen kan vara bra eller dåliga, positiva eller negativa. Ibland verkar saker vid första anblicken inte vara vad de verkligen är, men din uppgift är att lära dig att kontrollera ditt liv och göra val istället för att låta omvärlden styra dig och bestämma åt dig. Sådana färdigheter hjälper dig att förstå vad som inte är av största vikt för dig, överge dessa aktiviteter eller ägna mindre tid åt dem och göra något mer intressant.

3. Använd Parkinsons lag

Du kan arbeta snabbare än du tror. Parkinsons lag säger att en uppgift kommer att bli längre och mer komplicerad beroende på vilken tid du är villig att lägga på den. Till exempel, om du lovade dig själv att lösa problemet inom en vecka, kommer allt säkert att bli förvirrat i en sådan utsträckning att du kommer att behöva ägna mycket mer tid åt att hitta en väg ut ur situationen än du förväntade dig.
Fokusera istället på att hitta en lösning på problemet och ge dig själv en timme (inte en hel dag) eller en dag (inte en vecka) för att genomföra din plan. Detta sätt att agera kommer att stimulera ditt tänkande och tvinga dig att koncentrera dig på handling.

4. Minska mängden information du får

Detta är en mycket viktig punkt. Att hitta tid till personlig utveckling du kommer med största sannolikhet att behöva titta på TV mer sällan, bläddra i tidningar och tidningar, speciellt om du är van vid att göra flera av dessa aktiviteter samtidigt. Att eliminera dem kommer att frigöra mycket tid, men ändå vill du förmodligen inte missa ditt favoritprogram eller glömma tidningarna. Följande fråga hjälper oss hitta en kompromiss...

5. Kombinera flera aktiviteter till din fördel

Om du vill se ditt favoritprogram, kombinera det med något hälsosamt, som att träna på en stationär cykel. Eller ordna ett möte med vänner och chatta med dem medan du spelar tennis (även fysisk träning) eller shoppar (unna dig själv ett par nya CD-skivor eller moderiktiga kläder).

Dessutom kan du få en mängd information under korta pauser under hela dagen. Lyssna på en ljudbok medan du pendlar istället för hemma. Medan du sitter i väntrummet på en institution och väntar på att bli sedd kan du titta på ett nytt avsnitt av ditt favoritprogram med din iPod eller mobiltelefon.

6. Fråga dig själv med jämna mellanrum hur nödvändig din aktivitet är.

För det mesta är vi upptagna med något oviktigt, även om vi inte inser det. Genom att fråga dig själv vad du gjorde under dagen kan du upptäcka att du kunde ha använt din tid bättre (oavsett om du var på jobbet eller hemma). För att hjälpa dig komma ihåg att ställa användbara frågor till dig själv, använd externa påminnelser i form av klisterlappar, skärmsläckare och tillbehör.

7. Ta dig samman

Istället för att slösa tid, nedsänkt i tankar i hopp om att någon ska göra jobbet åt dig eller ta initiativ, istället för att försöka hitta en förklaring och motivering till din sysslolöshet, utveckla vanan att göra alla uppgifter på en gång.

Var proaktiv och gör det du måste göra. Oftast kan detta göras en annan gång, någon gång senare, men när du tvingas att agera kommer du att ha förlorat mycket tid på att leta efter skäl att skjuta upp arbetet, tänka på det oundvikliga och irritation för i slutändan , , du måste börja jobba. Och om du förväntar dig att någon annan ska göra det åt dig kan det ta lång tid innan dina förväntningar uppfylls.

Att utveckla denna vana kan vara svårt om du är van vid att tänka länge (eller för länge) innan du gör något. Efter att ha börjat jobba på mig själv hittade jag en effektiv metod: Du behöver korrelera dina handlingar mindre med tankar och känslor, inse det faktum att du kontrollerar ditt inre tillstånd, och inte tvärtom. Visst kan du tillåta dig själv att fundera lite över situationen, men då är det bättre att göra det du tänkt göra så fort som möjligt.

8. Spraya inte dig själv

Du kan vara bra på multitasking. Jag inte. Därför, om jag ställs inför en uppgift som kräver koncentration och noggrann planering, föredrar jag att bara göra det ett tag. Det kan tyckas att ju fler saker du gör på en gång, desto snabbare kommer du att avsluta ditt arbete. Men enligt min erfarenhet leder detta till förvirring, överansträngning, och som ett resultat av detta slösar du mycket mer tid än vad som skulle behövas om du skulle lösa alla frågor en i taget.

9. Arbeta i det tysta

Organisera din arbetsplats så att inget distraherar dig från ditt arbete. Lägg undan saker som kan få dig att skjuta upp - stäng dörren, koppla från internet, stäng av telefonen och städa i ordning ditt skrivbord. Välj sedan en aktivitet för dig själv och slutför den.

10. Ät rätt och träna

Den tid du kan använda produktivt beror till stor del på din psykiskt tillstånd. Om du kommer hem från jobbet eller lektionen och är utmattad, kommer du sannolikt att tillbringa kvällen utbredd i soffan.

Genom att träna och äta rätt kan du förbättra din fysiska kondition, vilket innebär att du får mer energi till det du gör. Tillsammans med ditt välbefinnande kommer också din koncentrationsförmåga att förbättras, det vill säga att du klarar uppgiften snabbare och samtidigt kommer du att orka göra något annat efter avslutat arbete.

Ofta beror produktiviteten i ditt arbete på hur din arbetstid är organiserad. Om du inte får något gjort är problemet kanske inte att du jobbar långsamt, utan att du inte prioriterar rätt.

Principer för arbetstidsorganisation

Först och främst ligger korrekt organisation av tiden i förmågan att skilja brådskande från icke-brådskande och viktiga från oviktiga frågor. Det är utifrån dessa fyra kriterier som du behöver för att bygga din arbetsdag. Det bästa alternativet är detta:

1. Först och främst måste du göra alla brådskande och viktiga saker, saker som inte har tid att vänta.
2. Sätt i andra prioritet alla saker som är brådskande men inte viktiga. Även om de ligger lågt i vikthierarkin, om du klassificerar dem som brådskande, betyder det att du måste bli jämnt med dem så snabbt som möjligt.
3. På tredje plats finns viktiga men icke brådskande ärenden. De bör inte lämnas förrän i slutet av arbetsdagen, eftersom uppmärksamheten för närvarande som regel redan är försvagad och det finns en stor sannolikhet att göra ett misstag.
4. På fjärde plats är oviktiga och icke-brådskande ärenden. Vanligtvis inkluderar dessa olika typer av tillämpat arbete: sortering av papper, organisera mappar, etc. De kan göras i slutet av arbetsdagen, när det inte finns någon energi kvar till jobbet.

Förresten, organiseringen av personlig tid kan mycket väl följa samma principer - på så sätt kommer du alltid att ha tid för allt brådskande och inte fastna för bagateller.

Organisation av rymden

Att organisera tid och rum är en viktig faktor för ett effektivt arbete. Innan du börjar din arbetsdag, se till att du har ledigt utrymme och tillgång till alla dokument och kontorsmaterial du behöver för arbetet. Du kommer att spara tid om du inte spenderar den på att söka nödvändiga föremål under dagen. Det är mycket mer effektivt att lägga 5 minuter på dessa frågor i början av dagen.

Arbetstid– varaktigheten av en persons deltagande i den organiserade arbetsprocessen. Detta är den period under vilken den anställde, i enlighet med lag, interna regler och villkoren i anställningsavtalet, ska utföra arbetsuppgifter. Denna period mäts som längden på en arbetsdag, vecka, månad, år och regleras av nationell lagstiftning, som bestämmer dess maximala värde för en kalenderperiod (vanligtvis en vecka). I Ryska federationen - 40 timmar i veckan är den normala arbetstiden, full sysselsättning. För vissa personalkategorier (för anställda 16-18 år) sänks det till 36 timmar, för tonåringar 14-15 år - upp till 24 timmar, samt för personer som arbetar med farliga och ogynnsamma förhållanden arbetskraft.

I Ryska federationen, i enlighet med arbetslagstiftningen, finns det en fem dagars arbetsvecka, en åtta timmars arbetsdag. Med sex dagars arbetsvecka är arbetsdagen högst 7 timmar. Under helgdagar är det en timme kortare, och med en sexdagarsvecka förkortas arbetsdagen med en timme före helgen. Anställning utanför normen (högst 16 timmar per vecka) är möjlig både på initiativ av den anställde (deltidsarbete) och på initiativ av arbetsgivaren (övertid).

Arbetstimmar måste ange arbetsveckans längd, varaktigheten av det dagliga arbetet (skift), start- och sluttiden för arbetet, tidpunkten för pauser i arbetet, antalet skift per dag, växlingen mellan arbetsdagar och arbetsfria dagar .

Deltid eller deltid arbetsvecka - betalning baserat på arbetad tid eller utfört arbete .

Oregelbundna arbetstider– en särskild arbetsordning, enligt vilken arbetstagare på uppdrag av arbetsgivaren vid behov kan delta i utförandet av sina arbetsuppgifter utanför den normala arbetstiden.

Flexibel arbetstid innebär att arbetets början, slut, varaktighet, plats och tid bestäms efter överenskommelse mellan parterna inom ramen för det totala antalet arbetstimmar som föreskrivs i lag för den aktuella perioden.

Detta läge låter anställda använda:

Glidande schema (arbetets start- och sluttider varierar, men arbetet är 8 timmar om dagen);

Flexibelt schema (närvarotider definieras mitt på dagen, anställda bestämmer själva start och slut på arbetet);

Arbetsfördelning: en personaltjänst är uppdelad mellan två utförare;

Arbeta på icke-standardiserade timmar (före och efter arbetstid);

Variabel arbetsdag (arbetsdagens längd varierar efter veckodag inom månadsnormen);

Flexibel placering (jobba hemifrån, på biblioteket).

Ett flexibelt schema minskar personalomsättningen, transportproblemets svårighetsgrad, förbättrar det psykologiska klimatet, men: försvårar kontrollen.

I flexarbete ingår även skiftarbete och säsongsarbete.

Fragmenterad arbetsdag - uppdelad i delar med ett eller flera uppehåll, som används där det är ”peak” perioder av intensivt arbete (transport, boskapsuppfödning).

Skiftarbete - arbetar två, tre eller fyra skift , används när produktionsprocessens varaktighet överstiger den tillåtna varaktigheten för dagligt arbete (för effektiv användning av utrustning, men två skift kan inte arbetas i rad). Det bästa alternativet är direkt växling: 1, 2, 3 skift. Paus - minst två skift i varaktighet.

Utländska företag använder ett modulärt system för att organisera en flexibel regim skiftarbete. All arbetstid är uppdelad i moduler med olika ”priser”. Till exempel motsvarar en timmes arbete under den mest ogynnsamma perioden av nattskiftet flera morgontimmar. Under en viss period måste arbetarna ackumulera det antal villkorade arbetstimmar som krävs. Enligt denna regim ersätts den monetära ersättningen av en proportionell arbetstidsförkortning.

Arbetstidsbalans

Den totala tid som finns tillgänglig för en organisation för dess verksamhet under en viss period bildas kalenderfond för arbetstid.

Den består av nominell eller heltidsfond. Detta är den högsta möjliga arbetstidsfonden, för att beräkna den drar vi av helgdagar och helger från kalenderfonden. Heltidskortet består av närvarokassan för framträdanden och frånvaro. Kassafond innehåller en användbar kassa och tid för interna driftstopp och frånvaro (sjukskrivning, studieledighet, frånvaro, frånvaro tillåten enligt lag och förvaltning). Användbar tid består av den verkliga fonden (faktiskt arbetad tid) och driftstopp och förluster inom skiftet. Det inkluderar produktionstid , tid för service på arbetsplatsen och tid för tekniska och organisatoriska pauser.

Produktionstid relaterade till genomförandet jobbansvar. Detta huvud-, hjälp-, förberedande och sista tid (få en uppgift, lämna in arbete). Huvudtiden är att uppnå målet för produktionsprocessen. För anställda är det uppdelat i tiden för organisatoriskt och administrativt arbete, kreativt och tekniskt arbete.

Hjälptid - för att säkerställa huvudarbetet, till exempel att samla in nödvändigt material. Underhållstid på arbetsplatsen läggs på att underhålla arbetsplatsen i gott skick.

Företaget tar hänsyn till och analyserar strukturen för tidsfonder för att identifiera dolda reserver och rationalisera användningen.

Arbetstidsutnyttjandegrad= Antal faktiskt arbetade mantimmar / Antal maximalt möjliga mantimmar under skoltid.

Arbetsdagsutnyttjandegrad = Genomsnittlig verklig arbetsdag / Genomsnittlig arbetsdag.

Allt jämförs efter period. Utifrån resultaten upprättas en redovisning och planerad arbetstidsbalans.

Arbetstidsbalans är ett system med indikatorer på hur en genomsnittlig anställd använder den under en viss kalenderperiod (vanligtvis ett år). Det hjälper till att bestämma den effektiva (användbara) tiden för en anställd, med hänsyn till den genomsnittliga längden på arbetsdagen och det accepterade arbetsschemat; identifiera reserver för att öka arbetsproduktiviteten; planera antalet personal.

För att rationellt använda begränsade arbetstidsresurser, inventering och analys av användningen av arbetstid (WW) med hjälp av följande metoder:

1. Timing– mätning av tid som ägnas åt upprepande element (det kan vara kontinuerligt eller selektivt). Utför en timme efter arbetets början och en timme före slutet. Som ett resultat beräknas den genomsnittliga varaktigheten av operationen.

Genomsnittlig operationslängd = Varaktighet för alla operationer / Antal operationer.

2. Förenklad observationsmetod. Med en vanlig klocka mäts tiden för en operation av genomsnittlig komplexitet inom 30-40 minuter.

3. Fotografera en arbetsdag(kontinuerlig, selektiv) – utförs två eller tre gånger per år i 2-3 veckor under perioder med den mest typiska arbetssammansättningen. Allt arbete är indelat i grupper (som kräver kvalifikationer av en ingenjör, tekniker och de som inte kräver särskilda kvalifikationer).

4. Momentan observationsmetod– i det här fallet är det inte tidsåtgången som registreras, utan uppgifter om vad den anställde gjorde vid slumpmässigt utvalda tidpunkter. Används ofta som kontrollmetod när man går runt på arbetsplatser.

5.Självfotografering av arbetstider.

6. Dagbok över chefens arbetstider

7. Undersökningar.

En tidrapport används för att spåra arbetade timmar. I processen för att analysera användningen av arbetstid (WT) är det viktigt att fastställa dess kostnader och alla typer av förluster. Det kan vara:

· improduktiva kostnader - förknippade med utförandet av arbete som inte motsvarar funktionerna hos en given anställd (korrigering av defekter, funktionsfel i verktyg eller utrustning);

· driftstopp – kan orsakas av både organisatoriska och tekniska skäl (inga material, verktyg) eller brott mot arbetsdisciplin;

· frånvaro från arbetet – baserat på tidrapportdata;

· ytterligare permissioner av personliga skäl med förvaltningens tillstånd.

Husbilsförluster beräknas både generellt och per arbetare.

Tillsammans med förluster analyseras sjukfrånvaron (planerade och faktiska förluster jämförs).